Siapa yang menentukan pemrosesan data?
NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, bertanggung jawab atas pemrosesan yang diperlukan untuk hubungan komersialnya dan pengelolaan kewajibannya sendiri. Organisasi pelanggan menentukan tujuan pelatihan timnya; dalam hal ini, penerbit bertindak sebagai pemroses data sesuai DPA.
Organisasi harus memberi tahu penggunanya tentang sistem ini, menetapkan dasar hukum yang sesuai, dan meninjau kewajiban ketenagakerjaan serta perlindungan data. Persetujuan sederhana pada layar tidak membebaskan organisasi dari kewajiban untuk melakukan peninjauan tersebut.
Data yang diproses dan tujuannya
Data akun mencakup identitas, alamat email profesional, keanggotaan organisasi, peran, dan informasi autentikasi. Data ini digunakan untuk menyediakan akses dan melindungi layanan.
Data pelatihan mencakup skenario, dokumen yang diberikan, transkrip, skor, kutipan, dan saran. Data ini memungkinkan simulasi dan umpan balik pembelajaran. Data penggunaan antara lain digunakan untuk memantau menit dan melakukan pemeriksaan teknis.
Formulir kontak mengumpulkan nama perusahaan, nama, email profesional, nomor telepon opsional, jumlah tenaga penjualan, dan pesan. Informasi ini digunakan untuk menanggapi permintaan, bukan untuk menerbitkan testimoni atau secara otomatis mendaftarkan seseorang ke kegiatan pemasaran prospektif tanpa meninjau dasar hukumnya.
Audio dan kecerdasan buatan
Aliran suara diproses agar percakapan dapat berlangsung. Aplikasi tidak menyimpan berkas audio panggilan. Untuk pesan suara, audio diproses sementara di memori untuk ditranskripsikan, lalu dihapus.
Penyedia AI memproses data yang diperlukan untuk fitur suara, transkripsi, pembuatan konten, dan penilaian. Tidak adanya penyimpanan audio di aplikasi bukanlah pernyataan tentang seluruh durasi teknis penyimpanan oleh penyedia; pengaturan dan komitmen mereka harus didokumentasikan dalam daftar subprosesor.
Dasar hukum dan penerima data
Pengelolaan permintaan sebelum kontrak dan pelaksanaan layanan dapat didasarkan pada langkah prakontraktual atau kontrak, bergantung pada subjek data. Kewajiban akuntansi didasarkan pada ketentuan yang berlaku. Keamanan dan pengelolaan kontak profesional tertentu dapat didasarkan pada kepentingan sah yang terdokumentasi. Pemrosesan yang memerlukan persetujuan terpisah harus memperoleh persetujuan tersebut secara tersendiri.
Data dapat diakses oleh personel organisasi yang berwenang, personel berwenang di pihak penyedia, serta penyedia layanan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka. Izin akses dan pengaturan umpan balik privat membatasi akses ke laporan panggilan.
Lokasi dan penyimpanan
Infrastruktur dasar hosting aplikasi dan basis data berada di Uni Eropa. Beberapa penyedia dapat melibatkan pemrosesan atau transfer data ke luar Uni Eropa. Negara, mekanisme hukum, dan pengaturan yang berlaku harus divalidasi dan dicatat sebelum peluncuran produksi final.
Jangka waktu penyimpanan harus ditetapkan berdasarkan tujuan: hubungan bisnis, akun aktif, data pelatihan, keamanan, dan kewajiban hukum. Secara default, transkrip dihapus setelah 180 hari dan laporan panggilan setelah 365 hari (setelah itu, data tersebut menjadi statistik anonim); paket Business dan yang lebih tinggi memungkinkan pengaturan jangka waktu ini antara 30 hari dan 3 tahun. Penghapusan cadangan dan penanganan data setelah penghentian langganan masih perlu dikonfirmasi.
Menggunakan hak Anda
Bergantung pada pemrosesan dan dasar hukumnya, Anda dapat meminta akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan, keberatan, atau portabilitas data Anda. Untuk data pelatihan yang dikelola oleh perusahaan tempat Anda bekerja, hubungi penanggung jawab di perusahaan tersebut terlebih dahulu; penyedia membantu perusahaan tersebut sesuai DPA.
Untuk pemrosesan yang dilakukan penyedia atas kepentingannya sendiri, gunakan formulir kontak atau kirim surat ke NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, dengan mencantumkan subjek “data pribadi”. Verifikasi identitas yang proporsional mungkin diperlukan. Anda juga dapat mengajukan pengaduan kepada CNIL.
Detail kontak petugas perlindungan data, jika ada, serta prosedur terperinci akan ditambahkan setelah divalidasi. Dokumen ini tidak mengasumsikan bahwa seorang DPO telah ditunjuk.