Kto decyduje o przetwarzaniu danych?
NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, odpowiada za przetwarzanie danych niezbędnych do obsługi relacji handlowych i realizacji własnych obowiązków. Organizacja klienta określa cele szkoleń swoich zespołów; wówczas wydawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie DPA.
Organizacja musi poinformować użytkowników o rozwiązaniu, określić odpowiednią podstawę prawną oraz przeanalizować swoje obowiązki w zakresie prawa pracy i ochrony danych. Samo zaakceptowanie komunikatu na ekranie nie zwalnia z przeprowadzenia tej analizy.
Zakres danych i cele przetwarzania
Dane konta obejmują tożsamość, służbowy adres e-mail, przynależność do organizacji, role i informacje uwierzytelniające. Służą do zapewniania dostępu i ochrony usługi.
Dane szkoleniowe obejmują scenariusze, przekazane dokumenty, transkrypcje, oceny, fragmenty i wskazówki. Umożliwiają przeprowadzanie symulacji i przekazywanie informacji zwrotnej. Dane o korzystaniu z usługi służą między innymi do monitorowania minut i kontroli technicznych.
Formularze kontaktowe zbierają nazwę firmy, imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, wielkość zespołu sprzedaży i wiadomość. Informacje te służą do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a nie do publikowania opinii ani automatycznego zapisywania osoby na działania prospectingowe bez uprzedniego sprawdzenia ich podstawy prawnej.
Dźwięk i sztuczna inteligencja
Strumień audio jest przetwarzany w celu umożliwienia rozmowy. Aplikacja nie przechowuje plików audio z rozmów telefonicznych. W przypadku poczty głosowej dźwięk jest tymczasowo przetwarzany w pamięci na potrzeby transkrypcji, a następnie usuwany.
Dostawcy usług AI przetwarzają dane niezbędne do obsługi funkcji głosowych, transkrypcji, generowania treści i oceniania. Brak przechowywania plików audio w aplikacji nie oznacza, że dostawcy nie przechowują ich przez żaden okres techniczny; ich ustawienia i zobowiązania należy udokumentować w rejestrze podwykonawców.
Podstawy prawne i odbiorcy
Obsługa zapytania przed zawarciem umowy i realizacja usługi mogą opierać się na działaniach przed zawarciem umowy lub na samej umowie, zależnie od osoby, której dane dotyczą. Obowiązki księgowe wynikają z właściwych przepisów. Bezpieczeństwo i obsługa niektórych kontaktów zawodowych mogą opierać się na udokumentowanym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku przetwarzania wymagającego odrębnej zgody należy uzyskać ją osobno.
Dostęp do danych mają upoważnione osoby w organizacji, upoważnione osoby po stronie dostawcy oraz podwykonawcy niezbędni do realizacji ich zadań. Uprawnienia oraz ustawienie prywatności informacji zwrotnej ograniczają dostęp do raportów z rozmów.
Lokalizacja i okres przechowywania
Podstawowa infrastruktura hostingu aplikacji i bazy danych znajduje się w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać lub przekazywać dane poza UE. Kraje, mechanizmy prawne i faktycznie stosowane ustawienia należy zweryfikować i udokumentować przed ostatecznym wdrożeniem produkcyjnym.
Okresy przechowywania należy określić dla każdego celu: relacji handlowej, aktywnego konta, danych szkoleniowych, bezpieczeństwa i obowiązków prawnych. Domyślnie transkrypcje są usuwane po 180 dniach, a raporty z rozmów po 365 dniach (po tym czasie stają się anonimowymi statystykami); w planach Business i wyższych okresy te można ustawić w zakresie od 30 dni do 3 lat. Sposób usuwania kopii zapasowych i postępowania z danymi po rozwiązaniu umowy pozostają do potwierdzenia.
Korzystanie z przysługujących praw
W zależności od rodzaju przetwarzania i jego podstawy prawnej mogą Państwo zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania albo zażądać przeniesienia danych. W sprawie danych szkoleniowych zarządzanych przez pracodawcę prosimy w pierwszej kolejności skontaktować się z osobą wyznaczoną przez pracodawcę; dostawca wspiera go w ramach DPA.
W sprawach przetwarzania danych przez dostawcę prosimy skorzystać z formularza kontaktowego lub napisać na adres NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, podając w temacie „dane osobowe”. Może być konieczna proporcjonalna weryfikacja tożsamości. Mogą Państwo również złożyć skargę do CNIL.
Dane kontaktowe ewentualnego inspektora ochrony danych oraz szczegółowe procedury zostaną dodane po zatwierdzeniu. Niniejszy dokument nie zakłada, że wyznaczono inspektora ochrony danych.