Wer entscheidet über die Verarbeitung?
NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, ist für die Verarbeitung verantwortlich, die für die Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der eigenen Pflichten erforderlich ist. Das Kundenunternehmen legt die Zwecke des Teamtrainings fest; der Herausgeber handelt dann gemäß dem DPA als Auftragsverarbeiter.
Die Organisation muss ihre Nutzer über die Maßnahme informieren, eine geeignete Rechtsgrundlage festlegen und ihre arbeitsrechtlichen sowie datenschutzrechtlichen Pflichten prüfen. Die bloße Zustimmung auf einem Bildschirm macht diese Prüfung nicht entbehrlich.
Betroffene Daten und Zwecke
Zu den Kontodaten gehören Identität, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rollen und Authentifizierungsinformationen. Sie dienen der Bereitstellung des Zugangs und dem Schutz des Dienstes.
Zu den Trainingsdaten gehören Szenarien, bereitgestellte Dokumente, Transkripte, Bewertungen, Auszüge und Tipps. Sie ermöglichen die Simulation und das pädagogische Feedback. Nutzungsdaten dienen insbesondere der Erfassung der Minuten und technischen Prüfungen.
Kontaktformulare erfassen Unternehmen, Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, optionale Telefonnummer, Anzahl der Vertriebsmitarbeiter und Nachricht. Diese Angaben dienen der Beantwortung der Anfrage, nicht der Veröffentlichung eines Erfahrungsberichts oder der automatischen Aufnahme in eine Akquise, ohne zuvor die Rechtsgrundlage zu prüfen.
Audio und künstliche Intelligenz
Der Sprachdatenstrom wird verarbeitet, um das Gespräch zu ermöglichen. Die Anwendung speichert keine Audiodateien von Anrufen. Bei einer Voicemail wird das Audio vorübergehend im Arbeitsspeicher transkribiert und anschließend gelöscht.
KI-Anbieter verarbeiten die für Sprachfunktionen, Transkription, Generierung und Bewertung erforderlichen Daten. Dass die Anwendung keine Audiodaten speichert, ist keine Aussage über sämtliche technischen Aufbewahrungsfristen der Anbieter; deren Einstellungen und Zusagen müssen im Verzeichnis der Auftragsverarbeiter dokumentiert werden.
Rechtsgrundlagen und Empfänger
Die Bearbeitung einer vorvertraglichen Anfrage und die Erbringung des Dienstes können je nach betroffener Person auf vorvertraglichen Maßnahmen oder dem Vertrag beruhen. Buchführungspflichten ergeben sich aus den geltenden Vorschriften. Sicherheit und die Verwaltung bestimmter Geschäftskontakte können auf einem dokumentierten berechtigten Interesse beruhen. Für Verarbeitungen, die eine gesonderte Einwilligung erfordern, muss diese separat eingeholt werden.
Zugriff auf die Daten haben befugte Personen der Organisation, befugte Personen beim Anbieter sowie Dienstleister, die für ihre Aufgaben benötigt werden. Berechtigungen und die Einstellung für privates Feedback beschränken den Zugriff auf die Gesprächsberichte.
Speicherorte und Aufbewahrungsfristen
Die Anwendungs- und Datenbankinfrastruktur wird in der Europäischen Union betrieben. Einige Anbieter können Verarbeitungen oder Übermittlungen außerhalb der EU mit sich bringen. Länder, rechtliche Mechanismen und tatsächlich verwendete Einstellungen müssen vor dem endgültigen Produktivstart geprüft und dokumentiert werden.
Die Aufbewahrungsfristen müssen nach Zweck festgelegt werden: Geschäftsbeziehung, aktives Konto, Schulungsdaten, Sicherheit und gesetzliche Pflichten. Standardmäßig werden Transkripte nach 180 Tagen und Gesprächsberichte nach 365 Tagen gelöscht (danach liegen sie nur noch als anonyme Statistiken vor); in den Tarifen Business und höher können diese Fristen auf 30 Tage bis 3 Jahre eingestellt werden. Die Bereinigung der Sicherungskopien und der Umgang mit Daten nach einer Kündigung müssen noch bestätigt werden.
Ihre Rechte ausüben
Je nach Verarbeitung und Rechtsgrundlage können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit verlangen. Bei Schulungsdaten, die Ihr Arbeitgeber verwaltet, wenden Sie sich bitte zuerst an die zuständige Ansprechperson. Der Anbieter unterstützt Ihren Arbeitgeber im Rahmen des DPA.
Bei Verarbeitungen, für die der Anbieter selbst verantwortlich ist, nutzen Sie bitte das Kontaktformular oder schreiben Sie an NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, und geben Sie als Betreff „personenbezogene Daten“ an. Gegebenenfalls ist eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich. Sie können sich auch an die CNIL wenden.
Die Kontaktdaten eines etwaigen Datenschutzbeauftragten und die ausführlichen Verfahren werden nach ihrer Bestätigung ergänzt. Dieses Dokument geht nicht davon aus, dass bereits ein DPO benannt wurde.