Intelligence artificielle : fonctionnement et garanties d’usage

1.1L’IA sert à s’exercer à une conversation commerciale dans une situation fictive, à préparer des scénarios et à analyser le contenu d’un entraînement. Les responsables peuvent suivre la progression de leurs équipes selon les fonctions de leur offre et les droits configurés.

1.2Le Service ne mène pas une conversation avec un prospect réel au nom de l’Utilisateur. Les identités, voix et situations des clients simulés servent l’exercice. Les comportements attribués à un persona sont des paramètres de simulation ; ils ne correspondent pas à une émotion détectée chez l’Utilisateur. Les démonstrations du site reposent sur des personas et des résultats fictifs.

1.3Les notes et conseils sont des aides à l’apprentissage. Ils ne constituent ni un diplôme ou une qualification professionnelle reconnue par l’État, ni une prédiction certaine de réussite, ni une évaluation complète de l’aptitude professionnelle d’une personne.

2.1Une mention informe l’Utilisateur avant chaque appel qu’il dialogue avec un client simulé par IA. Le parcours initial demande également une prise de connaissance de l’intervention de l’IA et de la transcription. Cette étape peut être renouvelée lorsque la version de l’information change.

2.2Les comptes rendus et les réponses du coach sont identifiés comme générés par IA. Cette indication permet de distinguer une sortie automatisée d’un commentaire rédigé par une personne.

2.3Une case d’acceptation atteste la présentation de l’information dans le Service. Elle ne constitue pas, à elle seule, la base légale de tous les traitements décidés par l’employeur et ne remplace pas son information préalable des salariés.

3.1Le scénario, les consignes pédagogiques et le contexte autorisé servent à configurer le client fictif. Le fournisseur vocal traite les paroles de l’Utilisateur et génère les réponses nécessaires à la conversation. La qualité dépend notamment du microphone, de la connexion, du langage utilisé et de la pertinence du scénario.

3.2L’échange est transcrit en texte. Aucun enregistrement audio d’appel n’est conservé par l’application. Dans la fonction de répondeur, un traitement temporaire en mémoire permet la transcription puis l’audio est effacé de cette mémoire.

3.3Des fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle interviennent selon les fonctions utilisées. Le flux vocal peut être traité aux États-Unis, la localisation n’étant pas garantie pour tous les fournisseurs. Les catégories de prestataires, localisations et garanties figurent dans la liste des sous-traitants et le DPA ; la liste nominative est communiquée aux clients. L’absence d’enregistrement dans l’application ne signifie pas absence de traitement audio par ces prestataires.

4.1L’analyse pédagogique utilise la transcription textuelle, le contexte de l’exercice et la grille applicable. Elle recherche dans le texte les éléments associés aux critères de l’exercice et produit des notes, observations, extraits ou conseils.

4.2Le Service ne note pas les caractéristiques acoustiques de la voix. Il ne déduit pas les émotions, le stress, la personnalité ou l’état de santé d’une personne. Il ne réalise pas d’identification biométrique par la voix. Les grilles ne doivent pas contenir de critères destinés à de telles analyses.

4.3Une erreur de transcription peut modifier le résultat. Un critère ou une pondération peuvent être mal adaptés au contexte. Le compte rendu doit donc être lu avec l’exercice et les paramètres de la grille ; un chiffre isolé ne suffit pas à expliquer une performance.

5.1Les documents et consignes fournis peuvent servir à extraire des éléments de contexte ou à proposer des scénarios. Une proposition générée doit être relue avant activation, notamment pour corriger les faits, retirer les données inutiles et adapter les formulations au métier concerné.

5.2Le coach propose des reformulations, pistes et exercices à partir du contexte accessible. Ses réponses restent des suggestions ; elles ne constituent pas un conseil juridique, médical, financier ou réglementaire validé. Les utilisateurs font vérifier les informations qui nécessitent une expertise. Chaque message adressé au coach est décompté du volume de minutes, à raison de vingt secondes par message.

5.3Un contenu généré peut ressembler à un contenu produit pour un autre utilisateur. Son caractère exclusif, original ou libre de tout droit de tiers n’est pas garanti. Le Client vérifie les droits et l’exactitude avant une diffusion au-delà de son usage pédagogique.

6.1Les systèmes génératifs peuvent produire une affirmation fausse, omettre un élément, attribuer à tort un propos ou interpréter un échange de manière inadéquate. Une formulation assurée n’est pas une preuve de fiabilité.

6.2Les résultats peuvent être affectés par la qualité du texte, la langue, les accents lors de la transcription, le contexte culturel, le scénario ou les critères choisis. Les résultats de personnes ou de périodes différentes ne sont comparables que si leurs conditions d’exercice sont suffisamment proches.

6.3Le Service ne constitue pas un dispositif de preuve infalsifiable des paroles prononcées. La transcription et les analyses doivent être appréciées avec les autres éléments disponibles. Elles ne sont pas présentées comme une preuve suffisante d’un comportement réel auprès d’un client.

6.4Le Client examine les écarts persistants et les résultats qui paraissent discriminatoires ou incohérents. Il suspend l’usage du résultat concerné dans ses décisions et recherche une explication avec la personne et, si nécessaire, l’assistance.

7.1L’Utilisateur peut confronter le compte rendu à sa transcription, signaler une erreur et échanger avec le responsable de l’entraînement. Le Client désigne un interlocuteur en mesure d’examiner les contestations, d’expliquer les critères et de décider de ne pas retenir un résultat inadapté.

7.2Les managers vérifient les éléments auxquels ils ont légitimement accès, dans le respect du retour privé et des habilitations. Lorsque l’accès individuel est limité, le contrôle humain s’organise par un échange avec la personne et ne justifie pas de contourner les réglages de confidentialité.

7.3Le Service ne doit pas être utilisé pour prendre une décision exclusivement automatisée de recrutement, de promotion, de rémunération, de sanction ou de licenciement. Une intervention humaine doit être réelle : la personne compétente dispose du contexte et de la capacité de contredire la sortie de l’IA.

7.4Le Service permet d’activer un classement entre commerciaux fondé sur les notes d’entraînement. Ce réglage relève du Client, qui en apprécie la proportionnalité, en informe les salariés et, le cas échéant, le CSE, et ne l’utilise pas comme instrument disciplinaire. Le Client ne transforme pas un indicateur pédagogique en classement disciplinaire automatique. Une attestation liée à des entraînements ne remplace pas une appréciation humaine des compétences dans des situations réelles.

8.1Avant le déploiement, l’employeur informe les personnes, conformément à l’article L1222-4 du Code du travail (aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance) et à l’article L1222-3 (information sur les méthodes et techniques d’évaluation, qui doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie), de la finalité du dispositif, des modalités des exercices, de la transcription, de la notation sur texte, des destinataires des résultats et de leur éventuelle utilisation dans le suivi professionnel.

8.2Il communique la base légale retenue, les durées, les lieux de traitement et transferts, les réglages de confidentialité, les droits et les contacts. Il précise si les exercices sont demandés par l’employeur ou accessibles à l’initiative de chacun et les conséquences de ce choix dans son organisation.

8.3L’information distingue les sorties de l’IA des appréciations humaines. Elle explique comment une personne peut signaler une erreur, demander un examen de son cas et exercer ses droits. Les documents mis à disposition par le Service soutiennent cette démarche sans se substituer à l’information adaptée au contexte de l’entreprise.

9.1Le Client apprécie, avant l’introduction du dispositif et ses changements significatifs, ses obligations d’information et de consultation des représentants du personnel. Lorsque les conditions légales sont réunies, notamment pour des moyens permettant le contrôle de l’activité ou affectant les conditions de travail, il accomplit les démarches auprès du CSE avant la mise en œuvre, conformément aux articles L2312-8 (introduction de nouvelles technologies) et L2312-38 (moyens ou techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés) du Code du travail.

9.2L’existence d’une notice ou d’un dossier fourni par l’Éditeur ne vaut ni avis du CSE ni validation du dispositif par les représentants du personnel. Le Client décrit les usages qu’il prévoit réellement, les accès et les garanties accordées aux salariés.

9.3Il apprécie la nécessité et la proportionnalité du traitement et la nécessité d’une analyse d’impact sur la protection des données. L’Éditeur l’assiste, dans le cadre du DPA, avec les informations dont il dispose sur les fonctions, données, prestataires et mesures de sécurité.

10.1Le règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, dit AI Act, prévoit notamment des obligations de transparence (article 50), de maîtrise de l’IA par le personnel (article 4) et des règles relatives à certains usages en milieu professionnel. Le Service informe de l’interaction avec une IA avant chaque appel et identifie ses comptes rendus et son coach comme générés par IA.

10.2Le Service est conçu pour un retour pédagogique fondé sur le texte. Il ne met pas en œuvre de reconnaissance des émotions sur le lieu de travail, pratique interdite par l’article 5, paragraphe 1, point f), du règlement. Le Client ne doit pas chercher à ajouter de tels critères ou à détourner les résultats dans ce but.

10.3La qualification réglementaire d’un système dépend de sa destination et de ses usages effectifs. Un usage d’évaluation ou de surveillance professionnelle, de recrutement ou de décision en matière d’emploi peut relever d’exigences particulières, notamment celles des systèmes à haut risque (annexe III, point 4, du règlement). La finalité de formation ne permet pas, à elle seule, d’écarter ces règles pour tout usage imaginable.

10.4Le Client ne change pas la destination du Service pour en faire un outil automatisé de décision RH. Il organise un niveau adapté de compréhension de l’IA par ses utilisateurs et responsables : fonctionnement, limites, lecture critique des scores, confidentialité et recours. Cette notice ne constitue pas une certification générale de conformité AI Act ni une autorisation de tout usage en entreprise.

11.1Les transcriptions sont conservées 180 jours et les comptes rendus 365 jours par défaut. À partir de Business, le Client règle ces durées entre 30 jours et trois ans. Les discussions avec le coach suivent la durée des transcriptions. Les durées détaillées, les exports et les procédures d’effacement figurent dans la politique de confidentialité et le DPA.

11.2Les Utilisateurs évitent d’énoncer des coordonnées ou informations confidentielles sur de vrais prospects et utilisent des exemples fictifs. Les documents envoyés doivent être limités à ce qui est utile, avec les autorisations nécessaires.

11.3Le Client fixe les accès aux résultats et revoit régulièrement leur nécessité. Un score ou un commentaire pédagogique peut constituer une donnée personnelle ; son caractère généré par IA ne le soustrait pas aux droits de la personne.

12.1Pour signaler une erreur de transcription, de compte rendu ou de fonctionnement : support@clozing.ai. Pour une question de données personnelles : privacy@clozing.ai. Pour un incident de sécurité : security@clozing.ai. Indiquez l’exercice et le problème sans envoyer de données inutiles.

12.2La notice est actualisée en cas d’évolution significative des fonctions ou des usages décrits. Les CGU, les CGV, la politique de confidentialité, le DPA et les sous-traitants complètent cette information.