Sztuczna inteligencja: działanie i zasady bezpiecznego korzystania

1.1AI służy do ćwiczenia rozmów handlowych w fikcyjnych sytuacjach, przygotowywania scenariuszy i analizowania treści sesji treningowej. Osoby odpowiedzialne mogą śledzić postępy swoich zespołów w zakresie funkcji dostępnych w ramach wybranego planu i skonfigurowanych uprawnień.

1.2Usługa nie prowadzi rozmów z prawdziwymi potencjalnymi klientami w imieniu Użytkownika. Tożsamości, głosy i sytuacje symulowanych klientów służą ćwiczeniom. Zachowania przypisane do persony są parametrami symulacji i nie odpowiadają emocjom wykrytym u Użytkownika. Prezentacje w witrynie opierają się na fikcyjnych personach i wynikach.

1.3Oceny i wskazówki pomagają w nauce. Nie stanowią dyplomu ani kwalifikacji zawodowych uznawanych przez państwo, pewnej prognozy sukcesu ani pełnej oceny zdolności zawodowych danej osoby.

2.1Przed każdą rozmową Użytkownik otrzymuje informację, że rozmawia z klientem symulowanym przez AI. Początkowy proces wymaga również zapoznania się z informacją o udziale AI i transkrypcji. Ten etap może zostać powtórzony, gdy zmieni się wersja informacji.

2.2Raporty z rozmów i odpowiedzi trenera są oznaczone jako wygenerowane przez AI. Oznaczenie to pozwala odróżnić treści wygenerowane automatycznie od komentarza napisanego przez człowieka.

2.3Zaznaczenie pola akceptacji potwierdza przedstawienie informacji w ramach Usługi. Samo w sobie nie stanowi podstawy prawnej wszystkich operacji przetwarzania danych, o których decyduje pracodawca, ani nie zastępuje obowiązku wcześniejszego poinformowania przez niego pracowników.

3.1Scenariusz, instrukcje szkoleniowe i dozwolony kontekst służą do skonfigurowania fikcyjnego klienta. Dostawca usług głosowych przetwarza wypowiedzi Użytkownika i generuje odpowiedzi niezbędne do rozmowy. Jakość zależy między innymi od mikrofonu, połączenia, używanego języka i trafności scenariusza.

3.2Rozmowa jest transkrybowana na tekst. Aplikacja nie przechowuje nagrań audio rozmów. W funkcji poczty głosowej tymczasowe przetwarzanie w pamięci umożliwia transkrypcję, po czym nagranie audio jest usuwane z tej pamięci.

3.3W zależności od używanych funkcji zaangażowani są dostawcy modeli sztucznej inteligencji. Strumień głosowy może być przetwarzany w Stanach Zjednoczonych; lokalizacja nie jest gwarantowana w przypadku wszystkich dostawców. Kategorie usługodawców, lokalizacje i stosowane zabezpieczenia wskazano w wykazie podmiotów przetwarzających i DPA; lista imienna jest przekazywana klientom. Brak nagrania w aplikacji nie oznacza, że usługodawcy ci nie przetwarzają dźwięku.

4.1Analiza szkoleniowa wykorzystuje transkrypcję tekstową, kontekst ćwiczenia i odpowiednią kartę oceny. W tekście wyszukuje elementy powiązane z kryteriami ćwiczenia, a następnie generuje oceny, obserwacje, cytaty lub wskazówki.

4.2Usługa nie ocenia akustycznych cech głosu. Nie wnioskuje o emocjach, stresie, osobowości ani stanie zdrowia danej osoby. Nie identyfikuje osób na podstawie głosu za pomocą danych biometrycznych. Karty oceny nie mogą zawierać kryteriów przeznaczonych do tego rodzaju analiz.

4.3Błąd transkrypcji może wpłynąć na wynik. Kryterium lub jego waga mogą być niedostosowane do kontekstu. Raport z rozmowy należy zatem analizować razem z ćwiczeniem i parametrami siatki oceny; sama liczba nie wystarczy do wyjaśnienia wyniku.

5.1Dostarczone dokumenty i instrukcje mogą służyć do wyodrębniania informacji kontekstowych lub proponowania scenariuszy. Wygenerowaną propozycję należy sprawdzić przed aktywacją, w szczególności skorygować fakty, usunąć zbędne dane i dostosować sformułowania do danej branży.

5.2Trener proponuje inne sformułowania, wskazówki i ćwiczenia na podstawie dostępnego kontekstu. Jego odpowiedzi są jedynie sugestiami; nie stanowią zatwierdzonej porady prawnej, medycznej, finansowej ani regulacyjnej. Użytkownicy powinni zlecić weryfikację informacji wymagających specjalistycznej wiedzy. Każda wiadomość wysłana do trenera jest odliczana od puli minut w wymiarze dwudziestu sekund za wiadomość.

5.3Wygenerowana treść może przypominać treść przygotowaną dla innego Użytkownika. Nie gwarantuje się jej wyłączności, oryginalności ani braku praw osób trzecich. Klient weryfikuje prawa i poprawność treści przed jej udostępnieniem poza celami szkoleniowymi.

6.1Systemy generatywne mogą podać nieprawdziwą informację, pominąć jakiś element, błędnie przypisać komuś wypowiedź lub niewłaściwie zinterpretować rozmowę. Pewny ton wypowiedzi nie świadczy o jej wiarygodności.

6.2Na wyniki mogą wpływać jakość tekstu, język, akcenty przy transkrypcji, kontekst kulturowy, scenariusz lub wybrane kryteria. Wyniki różnych osób lub z różnych okresów można porównywać tylko wtedy, gdy warunki ćwiczeń są wystarczająco zbliżone.

6.3Usługa nie stanowi zabezpieczonego przed fałszerstwem środka dowodowego potwierdzającego wypowiedziane słowa. Transkrypcje i analizy należy oceniać w połączeniu z innymi dostępnymi informacjami. Nie są one przedstawiane jako wystarczający dowód rzeczywistego zachowania wobec klienta.

6.4Klient analizuje utrzymujące się rozbieżności oraz wyniki, które wydają się dyskryminujące lub niespójne. Wstrzymuje wykorzystywanie danego wyniku w swoich decyzjach i szuka wyjaśnienia wspólnie z daną osobą oraz, w razie potrzeby, pomocą techniczną.

7.1Użytkownik może porównać raport z rozmowy z transkrypcją, zgłosić błąd i omówić go z osobą odpowiedzialną za szkolenia. Klient wyznacza osobę kontaktową, która może rozpatrywać zastrzeżenia, wyjaśniać kryteria i zdecydować o nieuwzględnieniu nieodpowiedniego wyniku.

7.2Menedżerowie weryfikują informacje, do których mają uzasadniony dostęp, z poszanowaniem prywatności informacji zwrotnych i przyznanych uprawnień. Gdy dostęp do indywidualnych danych jest ograniczony, nadzór człowieka odbywa się w rozmowie z daną osobą i nie uzasadnia obchodzenia ustawień prywatności.

7.3Usługi nie należy używać do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji dotyczących rekrutacji, awansu, wynagrodzenia, kary ani zwolnienia. Udział człowieka musi być rzeczywisty: osoba podejmująca decyzję dysponuje odpowiednim kontekstem i może zakwestionować wynik AI.

7.4Usługa umożliwia włączenie rankingu przedstawicieli handlowych na podstawie ocen z ćwiczeń. O ustawieniu tym decyduje Klient, który ocenia jego proporcjonalność, informuje pracowników oraz, w stosownych przypadkach, CSE i nie wykorzystuje go jako narzędzia dyscyplinarnego. Klient nie przekształca wskaźnika szkoleniowego w automatyczny ranking dyscyplinarny. Zaświadczenie dotyczące ćwiczeń nie zastępuje oceny kompetencji przez człowieka w rzeczywistych sytuacjach.

8.1Przed wdrożeniem pracodawca informuje zainteresowane osoby zgodnie z art. L1222-4 Kodeksu pracy (żadne informacje dotyczące osobiście pracownika nie mogą być zbierane za pomocą systemu, o którym pracownik nie został wcześniej poinformowany) oraz art. L1222-3 (informowanie o metodach i technikach oceny, które muszą być adekwatne do zamierzonego celu) o celu systemu, zasadach ćwiczeń, transkrypcji, ocenie tekstu, odbiorcach wyników i ewentualnym wykorzystaniu ich do monitorowania rozwoju zawodowego.

8.2Pracodawca informuje o przyjętej podstawie prawnej, okresach przechowywania danych, miejscach ich przetwarzania i transferach, ustawieniach prywatności, prawach oraz danych kontaktowych. Wyjaśnia, czy ćwiczenia są wymagane przez pracodawcę, czy dostępne z inicjatywy poszczególnych osób, oraz jakie są konsekwencje tego wyboru w organizacji pracy.

8.3Informacja odróżnia wyniki AI od ocen dokonywanych przez ludzi. Wyjaśnia, jak zgłosić błąd, poprosić o rozpatrzenie indywidualnej sprawy i skorzystać ze swoich praw. Dokumenty udostępniane przez Usługę wspierają ten proces, ale nie zastępują informacji dostosowanych do kontekstu przedsiębiorstwa.

9.1Przed wdrożeniem systemu i wprowadzeniem w nim istotnych zmian Klient ocenia obowiązki dotyczące informowania przedstawicieli pracowników i konsultowania się z nimi. Gdy spełnione są przesłanki ustawowe, w szczególności w przypadku środków umożliwiających kontrolę pracy lub wpływających na warunki pracy, przed wdrożeniem Klient przeprowadza wymagane konsultacje z CSE zgodnie z art. L2312-8 (wprowadzenie nowych technologii) i L2312-38 (środki lub techniki umożliwiające kontrolę pracy pracowników) Kodeksu pracy.

9.2Istnienie informacji lub dokumentacji udostępnionej przez Wydawcę nie oznacza ani opinii CSE, ani zatwierdzenia systemu przez przedstawicieli pracowników. Klient opisuje faktycznie planowane zastosowania, dostęp do danych oraz zabezpieczenia zapewniane pracownikom.

9.3Klient ocenia konieczność i proporcjonalność przetwarzania oraz potrzebę przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych. W ramach DPA Wydawca udziela mu pomocy, przekazując dostępne informacje o funkcjach, danych, dostawcach usług i środkach bezpieczeństwa.

10.1Rozporządzenie (UE) 2024/1689 w sprawie sztucznej inteligencji, zwane AI Act, przewiduje między innymi obowiązki w zakresie przejrzystości (art. 50), zapewnienia pracownikom kompetencji w zakresie AI (art. 4) oraz zasady dotyczące niektórych zastosowań w miejscu pracy. Przed każdym połączeniem Usługa informuje o interakcji z AI, a raporty i trener są oznaczone jako wygenerowane przez AI.

10.2Usługa została zaprojektowana z myślą o przekazywaniu informacji zwrotnej do celów szkoleniowych na podstawie tekstu. Nie wykorzystuje rozpoznawania emocji w miejscu pracy, zakazanego na mocy art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia. Klient nie może dodawać takich kryteriów ani wykorzystywać wyników w tym celu.

10.3Klasyfikacja systemu na gruncie przepisów zależy od jego przeznaczenia i faktycznych zastosowań. Wykorzystanie do oceny lub monitorowania pracy, rekrutacji albo podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia może wiązać się ze szczególnymi wymogami, w tym wymogami dotyczącymi systemów wysokiego ryzyka (załącznik III pkt 4 rozporządzenia). Sam cel szkoleniowy nie pozwala wykluczyć tych przepisów w przypadku wszystkich możliwych zastosowań.

10.4Klient nie zmienia przeznaczenia Usługi, aby przekształcić ją w zautomatyzowane narzędzie do podejmowania decyzji kadrowych. Zapewnia użytkownikom i osobom odpowiedzialnym odpowiedni poziom wiedzy o AI: jej działaniu i ograniczeniach, krytycznej interpretacji ocen, prywatności i możliwościach odwołania. Niniejsza informacja nie stanowi ogólnego certyfikatu zgodności z AI Act ani zezwolenia na dowolne zastosowanie w przedsiębiorstwie.

11.1Domyślnie transkrypcje są przechowywane przez 180 dni, a raporty z rozmów przez 365 dni. W planie Business Klient ustawia te okresy w zakresie od 30 dni do trzech lat. Dyskusje z trenerem są przechowywane przez taki sam okres jak transkrypcje. Szczegółowe informacje o okresach przechowywania, eksportowaniu danych i procedurach ich usuwania znajdują się w Polityce prywatności i DPA.

11.2Użytkownicy unikają podawania danych kontaktowych lub informacji poufnych dotyczących rzeczywistych potencjalnych klientów i posługują się fikcyjnymi przykładami. Przesyłane dokumenty powinny ograniczać się do niezbędnych informacji i być objęte wymaganymi zgodami.

11.3Klient określa zasady dostępu do wyników i regularnie weryfikuje, czy taki dostęp jest nadal potrzebny. Ocena lub komentarz szkoleniowy mogą stanowić dane osobowe; fakt, że zostały wygenerowane przez AI, nie pozbawia danej osoby przysługujących jej praw.

12.1Błędy transkrypcji, raportu z rozmowy lub działania Usługi należy zgłaszać na adres: support@clozing.example. Pytania dotyczące danych osobowych należy kierować na adres: privacy@clozing.example. Incydenty bezpieczeństwa należy zgłaszać na adres: security@clozing.example. Należy wskazać ćwiczenie i problem, nie przesyłając zbędnych danych.

12.2Informacja jest aktualizowana w przypadku istotnych zmian funkcji lub opisanych zastosowań. Uzupełniają ją Warunki korzystania z Usługi, Ogólne warunki sprzedaży, Polityka prywatności, DPA oraz podmioty przetwarzające.