I suoi dati, il loro utilizzo e i suoi diritti.

NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, è responsabile dei trattamenti necessari alla propria relazione commerciale e alla gestione dei propri obblighi. L’organizzazione cliente determina le finalità della formazione dei propri team; l’editore opera quindi come responsabile del trattamento secondo il DPA.

L’organizzazione deve informare i propri utenti sul sistema, definire un’adeguata base giuridica ed esaminare i propri obblighi in materia di lavoro e protezione dei dati. La semplice accettazione di una schermata non esonera da questa valutazione.

I dati dell’account includono identità, indirizzo e-mail professionale, appartenenza a un’organizzazione, ruoli e informazioni di autenticazione. Servono a fornire l’accesso e a proteggere il servizio.

I dati di formazione includono scenari, documenti forniti, trascrizioni, punteggi, estratti e consigli. Consentono la simulazione e il feedback didattico. I dati di utilizzo servono, tra l’altro, a monitorare i minuti e a effettuare controlli tecnici.

I moduli di contatto raccolgono l’azienda, il nome, l’e-mail professionale, il numero di telefono facoltativo, il numero di addetti alle vendite e il messaggio. Queste informazioni servono a rispondere alla richiesta, non a pubblicare una testimonianza né a iscrivere automaticamente una persona a comunicazioni promozionali senza averne verificato la base giuridica.

Il flusso vocale viene trattato per consentire la conversazione. L’applicazione non conserva alcun file audio delle chiamate. Nel caso della segreteria telefonica, l’audio viene trattato temporaneamente in memoria per la trascrizione, quindi eliminato.

I fornitori di IA trattano i dati necessari alle funzionalità vocali, alla trascrizione, alla generazione e alla valutazione. Il fatto che l’applicazione non memorizzi l’audio non costituisce un’affermazione sui tempi di conservazione tecnica di tutti i fornitori; i relativi parametri e impegni devono essere documentati nel registro dei sub-responsabili.

La gestione di una richiesta precontrattuale e l’esecuzione del servizio possono basarsi su misure precontrattuali o sul contratto, a seconda dell’interessato. Gli obblighi contabili si fondano sulle disposizioni applicabili. La sicurezza e la gestione di alcuni contatti professionali possono basarsi su un interesse legittimo documentato. I trattamenti che richiedono un consenso distinto dovranno raccoglierlo separatamente.

I dati sono accessibili alle persone autorizzate dell’organizzazione, alle persone autorizzate presso il fornitore e ai fornitori di servizi necessari allo svolgimento delle rispettive attività. Le autorizzazioni e l’impostazione di feedback privato limitano l’accesso ai resoconti delle chiamate.

L’infrastruttura di hosting dell’applicazione e del database si trova nell’Unione europea. Alcuni fornitori possono comportare trattamenti o trasferimenti al di fuori dell’UE. I Paesi, i meccanismi giuridici e i parametri effettivi devono essere verificati e documentati prima della messa in produzione definitiva.

I periodi di conservazione devono essere definiti in base alla finalità: rapporto commerciale, account attivo, dati formativi, sicurezza e obblighi di legge. Per impostazione predefinita, le trascrizioni vengono eliminate dopo 180 giorni e i resoconti delle chiamate dopo 365 giorni (che diventano quindi statistiche anonime); i piani Business e superiori consentono di impostare questi periodi da 30 giorni a 3 anni. La cancellazione dei backup e la gestione dei dati dopo la disdetta restano da confermare.

A seconda del trattamento e della relativa base giuridica, può richiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione o la portabilità dei suoi dati. Per i dati di formazione gestiti dal suo datore di lavoro, si rivolga in via prioritaria al referente aziendale; il fornitore lo assiste nell’ambito del DPA.

Per i trattamenti di cui è titolare il fornitore, utilizzi il modulo di contatto o scriva a NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, specificando come oggetto «dati personali». Potrebbe essere necessaria una verifica proporzionata dell’identità. Può inoltre rivolgersi alla CNIL.

I recapiti dell’eventuale responsabile della protezione dei dati e le procedure dettagliate saranno aggiunti dopo la convalida. Il presente documento non presuppone la nomina di un DPO.