Datenschutzerklärung

Diese Zusammenfassung erleichtert die Lektüre; maßgeblich ist der vollständige Wortlaut der folgenden Artikel.

• NOZZL SAS ist für die Daten im Rahmen der eigenen Geschäftsbeziehung verantwortlich (Kontakte, Angebote, Rechnungsstellung, Sicherheit). Bei den Übungseinheiten ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher und NOZZL SAS verarbeitet die Daten in dessen Auftrag.
• Gesprochene Inhalte werden in Text transkribiert; die Anwendung speichert keine Audiodateien von Anrufen. Transkripte: standardmäßig 180 Tage; Gesprächsberichte: 365 Tage.
• KI-Dienstleister verarbeiten Daten in den USA; die Garantien für die Datenübermittlung sind in der Liste der Auftragsverarbeiter beschrieben.
• Reichweitenmessungs-, Partnerzuordnungs- und Werbe-Tracker werden nur mit Ihrer Zustimmung verwendet. Diese erteilen Sie im Cookie-Banner und können sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ ändern.
• Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch usw.): privacy@clozing.example. Sie können sich bei der CNIL beschweren.

NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, Frankreich, ist Verantwortlicher für die Verarbeitungen, die für die Verwaltung der Geschäftsbeziehungen, der Kontakte, der Rechnungsstellung und der eigenen Pflichten erforderlich sind. Bei Fragen zu personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie die für diese Anfragen zuständige Ansprechperson unter privacy@clozing.example.

Bei den von Ihrem Unternehmen organisierten Übungseinheiten legt dieses die Zwecke, betroffenen Personen, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen innerhalb des Leistungsumfangs des Dienstes fest. Ihr Unternehmen ist Verantwortlicher; der Anbieter handelt in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß dem DPA. Ihr Administrator oder Arbeitgeber kann Ihnen die Kontaktdaten der für den Datenschutz zuständigen Ansprechperson mitteilen.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt nicht die Informationen, die Ihr Unternehmen Ihnen zur Nutzung des Systems in Ihrem beruflichen Kontext bereitstellen muss. Dieselben Daten können unterschiedlichen Zwecken dienen: Eine geschäftliche E-Mail-Adresse wird beispielsweise verwendet, um dem Kunden Zugang zu gewähren und direkt auf eine an den Anbieter gerichtete Anfrage zu antworten.

2.1Vertriebsmitarbeiter: Daten, die bei der Registrierung oder Einladung angegeben werden, Verbindungs- und Nutzungsdaten, während der Simulationen transkribierte Äußerungen, Ergebnisse und Austausch mit dem Coach. Die Daten stammen von Ihnen, Ihrer Organisation und aus Ihrer Nutzung des Dienstes.

2.2Eigentümer, Administratoren und Vertriebsleiter: geschäftliche Identität, Funktion, Rolle, Team, Einladungen, Verwaltungsaktionen und Interaktionen mit Mitgliedern. Der Dienst protokolliert die für den Betrieb, die Sicherheit und die Nachverfolgbarkeit von Verwaltungsentscheidungen erforderlichen Aktionen.

2.3Geschäftskontakte, Interessenten und Besucher: Angaben aus dem Kontaktformular, Demo- oder Angebotsanfragen, der Austausch mit dem Anbieter sowie technische Informationen, die für den Besuch der Website erforderlich sind. In den Formularen können Name, Unternehmen, geschäftliche Adresse, eine optionale Telefonnummer, die Anzahl der Vertriebsmitarbeiter und eine Nachricht abgefragt werden. Nur mit Ihrer Zustimmung kommen die in Artikel 4 und Artikel 14 beschriebenen Informationen zur Reichweitenmessung und Werbung hinzu.

2.4Ansprechpartner für die Rechnungsstellung und Personen, die den Support kontaktieren: geschäftliche Kontaktdaten, Vertragsreferenzen, Rechnungen, Nachrichten und für die Bearbeitung der Anfrage relevante Unterlagen. Die Website enthält kein Bewerbungsformular; eine unaufgefordert per E-Mail eingesandte Bewerbung wird zur Beantwortung an den Absender verarbeitet und spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt gelöscht.

2.5Partner, die Geschäftskontakte vermitteln: Identität, Kontaktdaten, Rechnungsdaten und die in Artikel 4 beschriebenen Informationen zum Programm, die der Partner bei seiner Bewerbung oder Einladung angibt und die durch die Erfassung seiner Vermittlungen und Provisionen entstehen.

3.1Zu den Kontodaten gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu einer Organisation, Rollen, Teams und die für die Authentifizierung erforderlichen Informationen. Zu den Nutzungsdaten gehören Übungssitzungen, deren Datum und Dauer, verbrauchte Minuten (einschließlich Nachrichten an den KI-Coach) sowie relevante technische Ereignisse.

3.2Zu den Trainingsdaten gehören Szenarien, bereitgestellte Dokumente, Bewertungsraster, Transkripte, Gesprächsberichte, Notizen, Kommentare, der Austausch mit dem Coach und die zugehörigen Ergebnisse. Dokumente und Texte können personenbezogene Daten enthalten, wenn der Kunde oder der Nutzer solche Daten eingibt.

3.3Zu den Sicherheits- und Nachweisinformationen zählen Anmelde- und Verwaltungsereignisse, Nachweise über die Annahme von Dokumenten und Informationen, die zur Bearbeitung eines Vorfalls erforderlich sind. Die Zahlung erfolgt derzeit auf Grundlage eines Angebots und einer Rechnung; die Website erhebt im Rahmen der Testphase keine Bankkartendaten.

3.4Als erforderlich gekennzeichnete Informationen dienen dazu, die Anfrage zu beantworten oder die gewünschte Funktion bereitzustellen. Fehlen sie, ist diese Funktion möglicherweise nicht verfügbar. Geben Sie keine sensiblen Daten, Zugangsdaten oder Informationen über echte Kunden an, wenn fiktive Beispiele ausreichen.

Die folgende Übersicht nennt für jede Verarbeitung ihren Zweck, ihre Rechtsgrundlage, die betroffenen Daten und die Speicherdauer. Schließt die betroffene Person selbst einen Vertrag mit dem Anbieter, bilden vorvertragliche Maßnahmen oder der Vertrag die Grundlage für die zur Bearbeitung ihrer Anfrage erforderlichen Vorgänge. Vertritt sie eine juristische Person als Kundin, stützt sich die Verwaltung dieser Geschäftsbeziehung auf das berechtigte Interesse des Anbieters, sofern keine besondere gesetzliche Verpflichtung besteht.

Bei den in der folgenden Übersicht aufgeführten Vorgängen ist der Kunde Verantwortlicher für die Verarbeitung und legt vor der Einführung des Dienstes die Rechtsgrundlage fest (sie wird daher nicht für jede Zeile einzeln genannt). Je nach Kontext kann er insbesondere prüfen, ob sein berechtigtes Interesse an der Schulung seiner Teams gegeben ist, und dabei Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit und die Rechte der Beschäftigten berücksichtigen. Die Zustimmung eines Beschäftigten zu den Nutzungsbedingungen reicht nicht aus, um sämtliche vom Arbeitgeber veranlassten Verarbeitungen zu rechtfertigen.

6.1Der Sprachstream wird an den für das Gespräch und die Transkription erforderlichen KI-Anbieter übermittelt. In der Anwendung werden keine Audiodateien von Gesprächen gespeichert. Bei der Voicemail-Funktion wird das Audio vorübergehend für die Transkription im Arbeitsspeicher verarbeitet und anschließend aus diesem gelöscht.

6.2Die Bewertungen beziehen sich auf den Textinhalt des Gesprächs. Der Dienst erkennt keine Emotionen, führt keine biometrische Identifizierung anhand der Stimme durch und verwendet keine akustischen Merkmale zur Bewertung von Personen. Er trifft keine Entscheidungen über Einstellung, Vergütung, Sanktionen oder Kündigung.

6.3Der Anbieter trainiert kein Modell künstlicher Intelligenz mit Kundendaten und weist KI-Anbieter nicht an, diese für einen von der angeforderten Funktion unabhängigen Zweck wiederzuverwenden; er bestätigt nicht an ihrer Stelle, wie diese die Daten über ihre vertraglichen Zusagen hinaus verwenden. Diese Anbieter werden über ihre für Geschäftskunden bestimmten Schnittstellen genutzt und erhalten ausschließlich die Daten, die zur Ausführung der angeforderten Funktionen erforderlich sind, im Rahmen des DPA. Dass in der Anwendung keine Audiodatei gespeichert wird, ist keine Garantie dafür, dass diese Anbieter keinerlei Verarbeitung vornehmen oder die Daten technisch vorhalten.

6.4Der KI-Hinweis beschreibt die angezeigten Informationen, mögliche Fehler und Maßnahmen zur menschlichen Kontrolle. Fehler in einem Transkript oder Gesprächsbericht können Sie Ihrer Führungskraft und dem Support melden.

7.1Berechtigte Benutzer der Organisation können entsprechend ihrer Rolle, ihrer Teams und den Datenschutzeinstellungen auf die Daten zugreifen. Inhaber und Administratoren verwalten die Zugriffsrechte; Vertriebsleiter rufen Ergebnisse im Rahmen ihrer Berechtigungen ab. Bei privatem Feedback sind bestimmte individuelle Zugriffe eingeschränkt, ohne dass aggregierte Statistiken zwangsläufig entfallen. Aktiviert der Kunde eine Rangliste der Vertriebsmitarbeiter, sind die Bewertungen für Mitglieder der Organisation in der vom Kunden gewählten Form sichtbar.

7.2Beim Anbieter können nur Personen auf die Daten zugreifen, die diese für ihre Aufgaben benötigen, insbesondere für Support, Sicherheit, Abrechnung oder die Bearbeitung einer Anfrage. Zur Unterstützung kann ein Administrator des Anbieters eine Sitzung im Namen eines aktiven Mitglieds öffnen. Sie ist auf dreißig Minuten begrenzt, wird durch ein dauerhaft eingeblendetes Banner angezeigt und im Audit-Protokoll erfasst. Technische Dienstleister erhalten die für ihre Leistung erforderlichen Daten gemäß der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

7.3Behörden oder dazu befugte Berater können Informationen erhalten, wenn diese aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, eines Verfahrens oder zur Verteidigung eines Rechts benötigt werden. Der Anbieter verkauft keine personenbezogenen Daten. Werbe-Tracker werden nur mit Ihrer Zustimmung und unter den in Artikel 14 genannten Bedingungen verwendet; in diesem Fall erhält Meta die in Artikel 4 beschriebenen Daten.

7.4Erstellt eine Organisation ihren Bereich mit einem Partnercode, erhält der betreffende Partner, der den Geschäftskontakt vermittelt hat, nach Bezahlung der ersten Rechnung dieser Organisation deren Namen und den Nettobetrag ihrer ersten drei bezahlten Rechnungen. Dies dient ausschließlich der Prüfung seiner Provision. Der Partner ist zur Vertraulichkeit verpflichtet und erhält keine Daten über die Nutzer der Organisation. Die Bedingungen des Partnerprogramms beschreiben dieses Programm.

8.1Die Anwendung wird in Frankreich gehostet. Die Datenbank wird in der Europäischen Union gehostet, und ihre verschlüsselten Backups werden unter europäischer Speicherzuständigkeit gespeichert.

8.2Verarbeitungsvorgänge finden außerhalb der Europäischen Union statt: Anbieter von Modellen künstlicher Intelligenz verarbeiten Daten überwiegend in den Vereinigten Staaten; der Standort ist jedoch nicht für alle Anbieter garantiert. Der E-Mail-Versanddienstleister kann Daten je nach der konfigurierten Versandregion ebenfalls dort verarbeiten. Einige Dienstleister, die Daten in der Europäischen Union speichern, haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten: Etwaige Fernzugriffe gelten als Übermittlungen, die wie in Artikel 8.3 beschrieben geregelt sind. Das Hosting in Europa schließt internationale Übermittlungen daher nicht aus.

8.3Übermittlungen in die Vereinigten Staaten unterliegen dem Data Privacy Framework, sofern sie in den Anwendungsbereich eines Angemessenheitsbeschlusses und der für den Empfänger geltenden Zertifizierung fallen, sowie den Standardvertragsklauseln entsprechend den einschlägigen vertraglichen Verpflichtungen. Außerhalb des Anwendungsbereichs eines Angemessenheitsbeschlusses werden die Übermittlungen durch die Klauseln und, falls erforderlich, durch ergänzende Maßnahmen geregelt.

8.4Die Kategorien der Empfänger, die Datenkategorien und die Standorte sind in der Liste der Auftragsverarbeiter aufgeführt, die dem DPA als Anlage beigefügt ist. Die Identität jedes Dienstleisters wird den Kunden in ihrem Bereich mitgeteilt. Sie können diese Informationen sowie Auskünfte zu den Garantien und eine Kopie der weitergabefähigen Garantien anfordern. Schreiben Sie dazu an privacy@clozing.example (jede betroffene Person und jeder Interessent in der Vertragsverhandlungsphase). Vertrauliche Elemente, die für Ihre Information nicht erforderlich sind, werden geschwärzt.

8.5Wenn Sie der Werbung zustimmen, können die an Meta Platforms Ireland Limited übermittelten Daten an Meta Platforms, Inc. in den USA weitergeleitet werden. Diese Übermittlung unterliegt dem Data Privacy Framework, dem Meta Platforms, Inc. beigetreten ist, sowie den Standardvertragsklauseln gemäß den Bedingungen von Meta. Meta ist für diese Verarbeitung kein Auftragsverarbeiter des Anbieters und erscheint daher nicht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter (siehe Artikel 14).

9.1Die Aufbewahrungsfristen in den Artikeln 4 und 5 gelten für unterschiedliche Zwecke. Daten, die aus dem Trainingsbereich gelöscht wurden, können weiterhin in einer Rechnung oder einem gesetzlich aufzubewahrenden Vertragsnachweis enthalten sein, werden jedoch nicht erneut für das Training verwendet. Ein Rechtsstreit oder eine gesetzliche Verpflichtung kann eine eingeschränkte Archivierung über die reguläre Frist hinaus rechtfertigen.

9.2Bei der Löschung von Gesprächsberichten können aggregierte Statistiken ohne direkte Kennung einer Person oder Sitzung erhalten bleiben. Bei der Löschung eines Mitglieds werden insbesondere dessen Transkripte und individuellen Gesprächsberichte entfernt; bestimmte Metadaten zu Sitzungen und Verbrauch bleiben für die Verwaltung der Organisation erforderlich. In einem kleinen Team lassen sich manche Ergebnisse durch Verknüpfung mit anderen Informationen erkennen: Diese Statistiken werden daher nicht unter allen Umständen als anonym dargestellt.

9.3Verschlüsselte Datenbankkopien werden 30 Tage lang auf dem externen Speicher aufbewahrt; lokale Kopien bleiben sieben Tage erhalten. Je nach Angebot bewahrt der Hosting-Anbieter der Datenbank außerdem einen begrenzten Wiederherstellungsverlauf auf. Die Löschung aus der aktiven Datenbank entfernt die Daten daher nicht sofort aus jeder Sicherungskopie. Diese Kopien dienen der Wiederherstellung und werden nicht als regulärer Zugriffsspeicher verwendet.

9.4Sicherungskopien von Dateien (Dokumente, Exportarchive, Zertifikate) werden höchstens dreißig Tage nach Löschung oder Ersetzung der Originaldatei aufbewahrt und anschließend gelöscht. Bei der Wiederherstellung einer Sicherungskopie führt der Anbieter bereits angeforderte Löschungen erneut durch, bevor er die Daten gemäß Artikel 17 des DPA wieder verfügbar macht.

10.1Zu den Maßnahmen zählen verschlüsselte Datenübertragungen, die Verschlüsselung von Datenbanksicherungen, die Trennung der Organisationen, rollenbasierte Berechtigungen, Sitzungskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Audit-Protokolle, Ratenbegrenzung und regelmäßige Löschungen.

10.2Bestimmte Governance-Funktionen, insbesondere SSO, die organisationsweite Verpflichtung zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Einstellungen zur Aufbewahrung, sind ab Business verfügbar. Bei SSO verwaltet der Kunde die Sicherheitsanforderungen seines Identitätsanbieters. Anhang 2 des DPA enthält Einzelheiten zu den Maßnahmen und ihrem Geltungsbereich.

10.3Kein System kann ein Nullrisiko garantieren. Sie tragen zum Schutz der Daten bei, indem Sie Ihre Zugänge sichern und die Übermittlung unnötiger Informationen vermeiden. Sicherheitslücken oder Vorfälle melden Sie bitte an: security@clozing.example.

11.1Unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Sie können einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, und der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen widersprechen.

11.2Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt für die von Ihnen bereitgestellten Daten, wenn die automatisierte Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem mit Ihnen geschlossenen Vertrag beruht. Es erstreckt sich nicht automatisch auf sämtliche Unternehmensdaten oder Analysen Dritter.

11.3Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung berührt wird. Bei Cookies können Sie Ihre Zustimmung über den Link „Cookie-Einstellungen verwalten“ ebenso einfach widerrufen, wie Sie sie erteilt haben. Außerdem können Sie unter den Bedingungen des französischen Rechts festlegen, was mit Ihren Daten nach Ihrem Tod geschehen soll.

11.4Diese Rechte können durch die Rechte anderer, die Notwendigkeit der Verteidigung eines Rechts oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht eingeschränkt sein. Eine Ablehnung oder Einschränkung wird begründet; sie ergibt sich nicht allein aus dem beruflichen Charakter des Dienstes.

12.1Schreiben Sie an privacy@clozing.example oder per Post an NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, France, und geben Sie dabei Ihr Anliegen, die mit dem Konto verknüpfte Adresse und gegebenenfalls Ihre Organisation an. Senden Sie nicht unaufgefordert einen Identitätsnachweis oder ein Passwort.

12.2Bei Daten, die im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet werden, wenden Sie sich am besten zuerst an dessen Ansprechpartner. Geht die Anfrage direkt beim Anbieter ein, leitet er sie an den betreffenden Kunden weiter und unterstützt ihn gemäß dem DPA. Die Funktionen zum Export und zur Kontolöschung ergänzen diese Wege, ersetzen sie aber nicht.

12.3Bei Anfragen, für die der Anbieter verantwortlich ist, antwortet er innerhalb eines Monats nach Eingang. Aufgrund der Komplexität oder der Anzahl der Anfragen kann eine Verlängerung um zwei Monate erforderlich sein. Sie werden innerhalb des ersten Monats unter Angabe des Grundes darüber informiert.

12.4Bestehen begründete Zweifel an der Identität der anfragenden Person, kann eine verhältnismäßige Überprüfung verlangt werden. Die Ausübung der Rechte ist kostenlos, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen für offensichtlich unbegründete oder exzessive Anfragen.

Sie können eine Beschwerde bei der französischen Datenschutzbehörde Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) einreichen, insbesondere über deren Online-Beschwerdestelle auf www.cnil.fr, per Post an CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitz- oder Arbeitsstaat oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

Sie können sich vorab an den Anbieter wenden, um eine Erklärung zu erhalten oder nach einer Lösung zu suchen. Dies ist jedoch keine Voraussetzung dafür, dass Sie sich an die Aufsichtsbehörde wenden können.

14.1Die Website verwendet Cookies, die für die Authentifizierung, Sicherheit, Sprache und Speicherung Ihrer Einstellungen erforderlich sind; hierfür ist keine Zustimmung erforderlich. Die Reichweitenmessung von Kampagnen, die Zuordnung zu einem Partner und Werbung werden nur mit Ihrer Zustimmung aktiviert. Diese erteilen Sie im Cookie-Banner für jeden Zweck einzeln; sie wird 6 Monate lang (oder bis zu einer neuen Version des Banners) gespeichert und kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ geändert werden. Eine Ablehnung hat keine Auswirkungen auf den Zugang zur Website oder zum Service. In der Cookie-Richtlinie werden alle Cookies, ihre Zwecke und ihre Speicherdauer erläutert.

14.2Die Tools von Meta (Pixel und Conversions API) werden nur verwendet, wenn die Werbemessung auf der Website aktiviert ist. Nur in diesem Fall bietet das Banner den Zweck „Werbung (Meta)“ an. Wenn dieser Zweck weder im Banner noch unter „Cookie-Einstellungen verwalten“ angezeigt wird, werden keine Daten an Meta übermittelt.

14.3Bei diesen Tools sind der Anbieter und Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland) gemeinsam für die Erhebung der Daten auf der Website und ihre Übermittlung an Meta verantwortlich. Maßgeblich ist der Nachtrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit, der den Bedingungen für Meta-Business-Tools beigefügt ist (vollständiger Text: www.facebook.com/legal/controller_addendum). Der Anbieter informiert Sie und holt Ihre Einwilligung ein; Meta Platforms Ireland Limited ist für Anfragen zu den Rechten in Bezug auf die von Meta gespeicherten Daten zuständig. Sie können Ihre Rechte gegenüber dem Anbieter oder Meta geltend machen. Eine an den Anbieter gerichtete Anfrage wird an Meta weitergeleitet, wenn sie dessen Verarbeitung betrifft. Die anschließende Verarbeitung durch Meta, insbesondere für die Ausspielung und Ausrichtung von Werbung, liegt in der alleinigen Verantwortung von Meta und ist in dessen Datenschutzerklärung beschrieben (www.facebook.com/privacy/policy).

14.4Auch etwaige Cookies eines Identitätsdienstleisters, den der Kunde bei einer SSO-Anmeldung auswählt, unterliegen den Informationen dieses Dienstleisters.

Eine wesentliche Änderung wird den betroffenen Personen auf einem der Beziehung angemessenen Weg mitgeteilt, insbesondere im Service oder per Nachricht. Ist für einen neuen Zweck gesetzlich eine Einwilligung erforderlich, wird diese vor dessen Umsetzung gesondert eingeholt. Die Aktualisierung dieser Richtlinie allein berechtigt nicht zu einer neuen, damit unvereinbaren Verarbeitung.

Informationen zu einer früheren Version können unter privacy@clozing.example angefordert werden. Das DPA, die Auftragsverarbeiter und der KI-Hinweis erläutern die für den Kunden durchgeführten Verarbeitungsvorgänge.