Alt işleyenler ve veri işleme konumları

1.1Referans teknik ve sözleşmesel sicilin sürümü 2026-10-11'dir. Aşağıdaki bilgiler hizmet sağlayıcı kategorilerini, işlevlerini, veri kategorilerini ve beyan edilen işleme bölgelerini sunar. Sicilin sürümü takip edilir: listedeki her değişiklik sürümünü değiştirir.

1.2Her sağlayıcı, sunduğu işlevler için gerekli olan verileri alır. Ses hizmeti sağlayıcısı, görüşme ve döküm için gereken ses akışını işler; mesajlaşma sağlayıcısı ise mesajların gönderilmesi için gerekli bilgileri işler. Bu rollerin hiçbiri, Kuruluşun tüm verilerine otomatik olarak erişildiği anlamına gelmez.

1.3Alt işleyen ilişkileri DPA ile düzenlenir. Sağlayıcının kendi amaçları doğrultusunda gerçekleştirdiği veri işleme faaliyetleri Gizlilik Politikası bölümünde açıklanmıştır.

2.1Her satırda kategori, işlev, veriler, konum, aktarım güvencesi ve durum belirtilir. Konumlar, beyan edilen kapsamla ilgilidir; bunlar Hizmetin tamamının yalnızca Avrupa'da barındırıldığına dair bir güvence olarak yorumlanmamalıdır.

2.2Adlandırılmış liste, DPA'nın 3. ekinin bir parçasıdır ve bu sicille aynı sürüm numarasını taşır.

3.1Uygulama sunucusu Fransa'da, veritabanı ise Avrupa Birliği'ndedir. Veritabanının şifrelenmiş yedekleri, Avrupa yargı yetkisi altındaki depolama alanlarında saklanır. Yedekler, korudukları veritabanındaki veri kategorilerini ve depolama işlevine bağlı olarak barındırılan dosya veya dışa aktarımları da içerir.

3.2Veritabanı yedekleri uzak depolama alanında otuz gün, dosya kopyaları silinmelerinden veya değiştirilmelerinden sonra otuz gün, yerel kopyalar ise yedi gün saklanır. Saklama süreleri ve silme koşulları DPA ve Gizlilik Politikası'nda açıklanmıştır. Bir ortamın yedeğinin alınmış olması, bu ortamın başka bir amaçla kullanılmasına izin vermez.

4.1Hizmetin yapay zekâ özellikleri (eğitim görüşmeleri, transkripsiyon, görüşme raporları, koçluk) yapay zekâ modelleri konusunda uzmanlaşmış sağlayıcılara dayanır. Bu sağlayıcılar, özellikle Amerika Birleşik Devletleri'nde olmak üzere Avrupa Birliği dışındaki yerlerde veri işler. Bu aktarımlar, DPA'nın 11. maddesinde belirtilen koşullara uygun olarak Data Privacy Framework veya standart sözleşme maddeleriyle düzenlenir. Bu nedenle görüşmelerin ve analizlerin yalnızca Avrupa'da işlendiğini söylemek doğru değildir.

4.2Hizmet hiçbir ses kaydı saklamaz. Ses akışı, diyalog ve transkripsiyon işlemlerini mümkün kılmak için yalnızca görüşme sırasında (simüle edilmiş telesekretere bırakılan mesajlarda ise mesaj kaydedildikten hemen sonra) sağlayıcıya iletilir. Eğitim amacıyla içerik oluşturmak veya analiz yapmak için transkriptler ve belgeler iletilebilir. Yapay zekâ bilgilendirme metni bu işlemlerin nasıl yürütüldüğünü açıklar.

4.3Sağlayıcılar bu verileri sözleşmesel taahhütleri doğrultusunda işler ve bir kısmını özellikle güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi amacıyla sınırlı bir süre saklayabilir. Yazılım sağlayıcısı, bu verileri sağlayıcıların kendi amaçları doğrultusunda kullanmaları için herhangi bir talimat vermez; verilerin fiilî saklama ve kullanım koşulları her bir sağlayıcının sözleşmesinde belirtilir ve 5.3. maddede belirtilen koşullara uygun olarak Müşteriyle paylaşılabilir. Yazılım sağlayıcısı iletilen verileri kesinlikle gerekli olanlarla sınırlar. Sağlayıcıların ayrıntılı listesi Müşteriye kendi hesabında ve privacy@clozing.example adresine başvurması üzerine sunulur.

5.1ABD'ye yapılan aktarımlar, yeterlilik kararı ve geçerli sertifikasyon kapsamındaki Data Privacy Framework ile ilgili sözleşme koşullarına göre standart sözleşme hükümleri çerçevesinde düzenlenir. Bu mekanizmalara yalnızca atıfta bulunmak, kapsamlarının doğrulanması gereğini ortadan kaldırmaz.

5.2Yeterlilik kararı kapsamında olmayan bir aktarım için standart sözleşme hükümleri ve gerektiğinde ek önlemler gerekli çerçeveyi sağlar. Bir güvence artık geçerli değilse Sağlayıcı başka bir geçerli mekanizmayı devreye alır veya ilgili aktarımı askıya alır.

5.3Müşteriler, bu güvencelerle ilgili gerekli bilgileri privacy@clozing.example adresinden talep edebilir. Paylaşılan belgelerde, doğrulama için gerekli olmayan ticari sırlar veya üçüncü taraf verileri gizlenebilir.

5.4Avrupa Birliği dışında yerleşik bir hizmet sağlayıcı verileri Avrupa Birliği içinde barındırdığında, üçüncü ülkelerden olası uzaktan erişimler standart sözleşme maddeleri veya Data Privacy Framework ile düzenlenir.

6.1Çevrimiçi ödeme sağlayıcısı, çevrimiçi ödemelerin etkinleştirilmesine bağlı statüsüyle sicilde yer alır. Hizmet için şu anda teklif ve fatura üzerinden abonelik yapılmaktadır. Bu açıklama, kartla ödemenin etkin olduğu veya ücretsiz deneme sırasında kart istendiği anlamına gelmez.

6.2Müşterinin SSO için yapılandırdığı kimlik sağlayıcısı, Müşterinin kendi seçimine ve bu sağlayıcıyla olan ilişkisine tabidir. Müşteri, kullanıcıları bilgilendirirken bu sağlayıcının işleme faaliyetlerini dikkate almalıdır. Yalnızca bu yapılandırma nedeniyle Sağlayıcı tarafından seçilmiş bir alt veri işleyen haline gelmez.

7.1Bir sağlayıcının eklenmesi veya değiştirilmesi ya da konumunda veya güvencelerinde önemli bir değişiklik olması, kayıt güncellemesine ve Müşterinin DPA’nın 10. maddesi uyarınca önceden bilgilendirilmesine yol açar. Bildirim süresi 30 gündür; Müşteri, bilgilendirildikten sonra veri koruma gerekçelerine dayanan bir itiraz sunmak için 15 güne sahiptir.

7.2Taraflar, olası güvenceleri veya alternatif çözümleri değerlendirir. Çözüm bulunamazsa Müşteri, Hizmetin etkilenen kısmını ceza ödemeden sona erdirebilir ve buna karşılık gelen ön ödemeli ücretlerin iadesini alabilir. DPA, çözüme kavuşturulamayan itirazların nasıl ele alınacağını belirtir.

7.3Sağlayıcıya yönelik itiraz veya soru adresi: privacy@clozing.example. Etkili bir değerlendirme yapılabilmesi için Müşteri Kuruluşunu, ilgili değişikliği ve gerekçesini belirtir.

Yürürlükteki sicil: 2026-10-11 sürümü. Bu sürümde sağlayıcılar kamuya açık olarak kategorilere göre sunulur (isim listesi müşterilerle paylaşılır) ve Avrupa Birliği'nde veri depolayan Amerika Birleşik Devletleri merkezli sağlayıcıların güvenceleri açıklığa kavuşturulur: olası uzaktan erişimleri veri aktarımı olarak düzenlenir; hiçbir sağlayıcı eklenmez veya çıkarılmaz. Sonraki değişiklikler DPA uyarınca bildirilir. Önceki bir dönemde geçerli olan sürüm privacy@clozing.example adresinden talep edilebilir.