Subverwerkers en verwerkingslocaties

1.1Het referentieregister voor technische en contractuele doeleinden heeft versienummer 2026-10-11. De onderstaande informatie geeft de categorieën dienstverleners weer, evenals hun functie, de categorieën gegevens en de opgegeven verwerkingsregio's. Het register is geversioneerd: elke wijziging van de lijst leidt tot een nieuw versienummer.

1.2Elke dienstverlener ontvangt uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de functies waarvoor die verantwoordelijk is. Een spraakdienstverlener verwerkt de gegevensstroom die nodig is voor het gesprek en de transcriptie; een berichtendienstverlener verwerkt de informatie die nodig is om berichten te verzenden. Deze rollen betekenen niet automatisch dat zij toegang hebben tot alle gegevens van de organisatie.

1.3De verwerkersrelaties vallen onder de DPA. De verwerkingen die de aanbieder voor eigen doeleinden uitvoert, worden beschreven in het privacybeleid.

2.1Elke rij vermeldt de categorie, functie, gegevens, locatie, waarborg voor doorgifte en status. De locaties hebben betrekking op de opgegeven reikwijdte en mogen niet worden opgevat als een garantie dat de Dienst als geheel uitsluitend in Europa wordt gehost.

2.2De lijst met namen maakt deel uit van bijlage 3 bij de DPA en heeft hetzelfde versienummer als dit register.

3.1De applicatieserver bevindt zich in Frankrijk en de database in de Europese Unie. De versleutelde back-ups van de database worden opgeslagen onder Europese opslagjurisdictie. Een back-up bevat de gegevenscategorieën uit de database die ermee worden beschermd, naast de bestanden of exports die afhankelijk van de opslagfunctie worden gehost.

3.2Databaseback-ups worden dertig dagen bewaard in externe opslag, bestandskopieën dertig dagen na verwijdering of vervanging en lokale kopieën zeven dagen. De bewaartermijnen en verwijderingsprocedures worden beschreven in de DPA en het privacybeleid. Het maken van een back-up van een opslagmedium geeft geen toestemming om dit voor een ander doel te gebruiken.

4.1De AI-functies van de Dienst (oefengesprek, transcriptie, gespreksverslagen, coach) maken gebruik van gespecialiseerde leveranciers van AI-modellen. Zij verwerken gegevens buiten de Europese Unie, met name in de Verenigde Staten. Deze doorgiften vallen onder het Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen, onder de voorwaarden van artikel 11 van de DPA. Het is dus niet juist om te stellen dat gesprekken en analyses uitsluitend in Europa worden verwerkt.

4.2De Dienst bewaart geen audio-opnamen. De audiostream wordt alleen tijdens het gesprek naar de leverancier verzonden (en, bij een bericht dat wordt achtergelaten op een gesimuleerde voicemail, direct nadat het is opgenomen), om het gesprek en de transcriptie mogelijk te maken. Transcripties en documenten kunnen worden verzonden voor het genereren van of de analyse voor trainingsdoeleinden. De AI-transparantienotitie licht toe hoe deze processen werken.

4.3De leveranciers verwerken deze gegevens overeenkomstig hun contractuele verplichtingen en kunnen een deel ervan gedurende een beperkte periode bewaren, met name voor de beveiliging en het voorkomen van misbruik. De Aanbieder geeft hun geen opdracht om deze gegevens te gebruiken voor eigen doeleinden; de daadwerkelijke bewaar- en gebruiksvoorwaarden zijn die van de overeenkomsten met elke leverancier en kunnen aan de Klant worden meegedeeld onder de voorwaarden van artikel 5.3. De Aanbieder beperkt de verzonden gegevens tot het strikt noodzakelijke. De gedetailleerde lijst van leveranciers wordt aan de Klant verstrekt in diens accountomgeving en op verzoek via privacy@clozing.example.

5.1Doorgiften naar de Verenigde Staten vallen, binnen het toepassingsgebied van het adequaatheidsbesluit en de toepasselijke certificering, onder het Data Privacy Framework, en daarnaast onder de standaardcontractbepalingen wanneer de relevante contractuele voorwaarden van toepassing zijn. Een enkele verwijzing naar deze mechanismen ontslaat u niet van de verplichting het toepassingsgebied ervan te controleren.

5.2Voor een doorgifte die niet onder een adequaatheidsbesluit valt, bieden de standaardcontractbepalingen en, waar nodig, aanvullende maatregelen het vereiste kader. Als een waarborg niet langer van toepassing is, treft de aanbieder een andere geldige regeling of schort de betreffende doorgifte op.

5.3Klanten kunnen informatie over deze waarborgen opvragen via privacy@clozing.example. In de verstrekte documenten kunnen vertrouwelijke informatie of gegevens van derden worden weggelaten als die niet nodig zijn voor de controle.

5.4Wanneer een buiten de Europese Unie gevestigde dienstverlener gegevens in de Europese Unie host, valt eventuele toegang op afstand vanuit een derde land onder de standaardcontractbepalingen of het Data Privacy Framework.

6.1De aanbieder van onlinebetalingen staat in het register vermeld met de status ‘voorwaardelijk aan de openstelling van onlinebetalingen’. De Dienst wordt momenteel afgenomen op basis van een offerte en factuur. Deze vermelding betekent niet dat betalen met een kaart mogelijk is of dat er tijdens de proefperiode om een kaart wordt gevraagd.

6.2De identiteitsprovider die de klant voor diens SSO configureert, is diens eigen keuze en valt onder diens relatie met deze dienstverlener. De klant moet de verwerkingen ervan meenemen in de informatie die aan gebruikers wordt verstrekt. Alleen doordat deze provider zo is geconfigureerd, wordt deze geen door de aanbieder gekozen subverwerker.

7.1Toevoeging of vervanging van een dienstverlener, of een aanzienlijke wijziging van de locatie of waarborgen, leidt tot een update van het register en voorafgaande kennisgeving aan de klant overeenkomstig artikel 10 van de DPA. De kennisgevingstermijn bedraagt 30 dagen; de klant kan binnen 15 dagen na de kennisgeving bezwaar maken op grond van gegevensbescherming.

7.2De partijen onderzoeken mogelijke waarborgen of alternatieve oplossingen. Als er geen oplossing is, kan de klant het getroffen deel van de dienst zonder boete beëindigen en de bijbehorende vooruitbetaalde vergoedingen terugkrijgen. De DPA beschrijft hoe een onopgelost bezwaar wordt afgehandeld.

7.3U kunt bezwaar maken tegen een dienstverlener of hierover een vraag stellen via privacy@clozing.example. De klant vermeldt diens organisatie, de betreffende wijziging en de reden, zodat deze zorgvuldig kan worden beoordeeld.

Geldend register: versie 2026-10-11. In deze editie worden de dienstverleners openbaar per categorie vermeld (de lijst met namen wordt aan klanten verstrekt) en wordt de waarborg voor dienstverleners in de Verenigde Staten die gegevens in de Europese Unie opslaan, verduidelijkt: eventuele toegang op afstand valt onder de regels voor doorgiften; er worden geen dienstverleners toegevoegd of verwijderd. Latere wijzigingen worden overeenkomstig de DPA meegedeeld. Een versie die van toepassing was op een eerdere periode kan worden opgevraagd via privacy@clozing.example.