Kebijakan Privasi

Ringkasan ini memudahkan pembacaan; teks lengkap pasal-pasal berikutnya yang berlaku.

• NOZZL SAS bertindak sebagai pengendali data untuk data yang berkaitan dengan hubungan komersialnya (kontak, penawaran harga, penagihan, keamanan). Untuk sesi latihan, perusahaan Anda bertindak sebagai pengendali data dan NOZZL SAS memproses data atas namanya.
• Ucapan ditranskripsikan menjadi teks; aplikasi tidak menyimpan file audio panggilan. Transkrip disimpan selama 180 hari secara default; laporan panggilan selama 365 hari.
• Penyedia AI memproses data di Amerika Serikat, dengan perlindungan transfer yang dijelaskan dalam daftar subprosesor.
• Pelacak pengukuran audiens, atribusi ke mitra, dan periklanan hanya digunakan dengan persetujuan Anda, yang diberikan melalui banner cookie dan dapat diubah kapan saja melalui tautan “Kelola cookie saya”.
• Hak Anda (akses, perbaikan, penghapusan, keberatan...): privacy@clozing.example. Anda dapat mengajukan pengaduan kepada CNIL.

NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, Prancis, bertindak sebagai pengendali data untuk pemrosesan yang diperlukan dalam mengelola hubungan komersial, kontak, penagihan, dan kewajibannya sendiri. Untuk pertanyaan tentang data pribadi atau untuk melaksanakan hak Anda, petugas yang menangani permintaan tersebut dapat dihubungi di privacy@clozing.example.

Untuk sesi latihan yang diselenggarakan perusahaan Anda, perusahaan tersebut menentukan tujuan, subjek data, akses, dan jangka waktu dalam batas-batas Layanan. Perusahaan tersebut bertindak sebagai pengendali data; Penyedia bertindak atas namanya sebagai prosesor sesuai dengan DPA. Admin atau pemberi kerja Anda dapat memberikan detail kontak petugas perlindungan datanya.

Kebijakan ini tidak menggantikan informasi yang wajib diberikan perusahaan Anda tentang penggunaan sistem ini dalam konteks profesional Anda. Data yang sama dapat digunakan untuk tujuan yang berbeda: misalnya, alamat email profesional digunakan untuk memberikan akses kepada Pelanggan dan untuk menanggapi secara langsung permintaan yang ditujukan kepada Penyedia.

2.1Pengguna tenaga penjualan: data yang diberikan saat mendaftar atau menerima undangan, data login dan penggunaan, ucapan yang ditranskripsikan selama simulasi, hasil, dan percakapan dengan pelatih. Data berasal dari Anda, Organisasi Anda, dan penggunaan Layanan oleh Anda.

2.2Pemilik, admin, dan manajer penjualan: identitas profesional, jabatan, peran, tim, undangan, tindakan administratif, dan interaksi dengan anggota. Layanan mencatat tindakan yang diperlukan untuk operasional, keamanan, dan keterlacakan keputusan administratif.

2.3Kontak profesional, calon pelanggan, dan pengunjung: informasi yang diberikan dalam formulir kontak, permintaan demo atau penawaran harga, komunikasi dengan Penyedia, serta informasi teknis yang diperlukan untuk mengakses situs. Formulir dapat meminta nama, perusahaan, alamat kantor, nomor telepon opsional, jumlah staf penjualan, dan pesan. Hanya dengan persetujuan Anda, informasi pengukuran audiens dan iklan yang dijelaskan dalam Pasal 4 dan Pasal 14 juga dikumpulkan.

2.4Narahubung penagihan dan orang yang menghubungi dukungan: detail kontak profesional, referensi kontrak, faktur, pesan, dan dokumen yang diperlukan untuk menangani permintaan mereka. Situs tidak menyediakan formulir lamaran; lamaran yang dikirim atas inisiatif sendiri melalui email diproses untuk menanggapi pengirimnya, lalu dihapus paling lambat dua tahun setelah kontak terakhir.

2.5Mitra pemberi referensi bisnis: identitas, detail kontak, data penagihan, dan informasi program yang dijelaskan dalam pasal 4, yang diberikan oleh mitra saat mengajukan permohonan atau menerima undangan dan dihasilkan melalui pelacakan referensi serta komisinya.

3.1Data akun mencakup antara lain nama, alamat email, keanggotaan Organisasi, peran, tim, dan informasi yang diperlukan untuk autentikasi. Data penggunaan mencakup sesi latihan, tanggal dan durasinya, menit yang digunakan (termasuk pesan kepada pelatih AI), serta peristiwa teknis yang diperlukan.

3.2Data pembelajaran mencakup skenario, dokumen yang diberikan, kisi-kisi penilaian, transkrip, laporan panggilan, catatan, komentar, percakapan dengan pelatih, dan hasil terkait. Dokumen dan teks dapat memuat data pribadi jika dimasukkan oleh Klien atau Pengguna.

3.3Informasi keamanan dan pembuktian mencakup peristiwa koneksi atau administrasi, catatan persetujuan dokumen, serta informasi yang diperlukan untuk menangani insiden. Pembayaran saat ini dilakukan berdasarkan penawaran harga dan faktur; situs tidak mengumpulkan data kartu bank untuk uji coba.

3.4Informasi yang ditandai sebagai wajib diperlukan untuk menanggapi permintaan atau menyediakan fungsi yang diminta. Jika informasi tersebut tidak tersedia, fungsi itu mungkin tidak dapat digunakan. Jangan berikan data sensitif, rahasia akses, atau informasi tentang pelanggan nyata jika contoh fiktif sudah memadai.

Tabel berikut menjelaskan tujuan, dasar hukum, data yang diproses, dan jangka waktu untuk setiap kegiatan pemrosesan. Jika seseorang membuat kontrak langsung dengan Penyedia, langkah prakontraktual atau kontrak menjadi dasar bagi tindakan yang diperlukan untuk memenuhi permintaannya. Jika orang tersebut mewakili badan hukum yang menjadi klien, pengelolaan hubungan profesional tersebut didasarkan pada kepentingan sah Penyedia, kecuali ada kewajiban hukum khusus.

Untuk kegiatan dalam tabel di bawah, Klien bertindak sebagai pengendali data dan menentukan dasar hukumnya sebelum menerapkan Layanan (karena itu, dasar hukum tidak disebutkan untuk setiap baris). Bergantung pada konteksnya, Klien dapat mempertimbangkan, antara lain, kepentingan sahnya untuk melatih tim, dengan memeriksa kebutuhan, proporsionalitas, dan hak-hak karyawan. Persetujuan karyawan terhadap Ketentuan Layanan tidak cukup untuk menjadi dasar bagi semua kegiatan pemrosesan yang diselenggarakan oleh pemberi kerjanya.

6.1Aliran suara dikirim kepada penyedia AI yang diperlukan untuk percakapan dan transkripsi. Aplikasi tidak menyimpan berkas audio panggilan. Untuk fungsi pesan suara, audio diproses sementara di memori untuk ditranskripsikan, lalu dihapus dari memori tersebut.

6.2Penilaian didasarkan pada konten teks percakapan. Layanan tidak mengenali emosi, tidak melakukan identifikasi biometrik melalui suara, dan tidak menggunakan karakteristik akustik untuk menilai seseorang. Layanan tidak membuat keputusan terkait perekrutan, remunerasi, sanksi, atau pemutusan hubungan kerja.

6.3Penerbit tidak melatih model kecerdasan buatan apa pun menggunakan Data Pelanggan dan tidak memberikan instruksi kepada penyedia AI untuk menggunakannya kembali demi tujuan yang terpisah dari fungsi yang diminta; Penerbit tidak memberikan jaminan atas nama penyedia tersebut mengenai penggunaan data oleh mereka di luar komitmen kontraktualnya. Penyedia ini digunakan melalui antarmuka yang ditujukan bagi kalangan profesional dan hanya menerima data yang diperlukan untuk menjalankan fungsi yang diminta, berdasarkan DPA. Tidak adanya berkas audio di aplikasi bukan merupakan jaminan bahwa penyedia tersebut sama sekali tidak melakukan pemrosesan atau penyimpanan teknis.

6.4Pemberitahuan AI menjelaskan informasi yang ditampilkan, kemungkinan kesalahan, dan langkah-langkah pengawasan manusia. Kesalahan dalam transkrip atau laporan panggilan dapat dilaporkan kepada atasan Anda dan tim dukungan.

7.1Data dapat diakses oleh Pengguna Organisasi yang berwenang sesuai peran, tim, dan pengaturan privasi mereka. Pemilik dan admin mengelola akses; manajer melihat hasil dalam cakupan yang diizinkan. Mode umpan balik privat membatasi akses individu tertentu tanpa harus menghapus statistik kolektif. Ketika Klien mengaktifkan pemeringkatan antar tenaga penjualan, anggota Organisasi dapat melihat skor dalam format yang dipilih Klien.

7.2Di pihak penyedia, hanya orang yang memerlukan data untuk menjalankan tugasnya yang dapat mengaksesnya, terutama untuk dukungan, keamanan, penagihan, atau penanganan permintaan. Untuk melakukan intervensi dukungan, admin penyedia dapat membuka sesi atas nama anggota yang masih aktif, selama paling lama tiga puluh menit; tindakan ini ditandai dengan spanduk permanen dan dicatat dalam log audit. Penyedia layanan teknis menerima data yang diperlukan untuk layanannya sesuai daftar subprosesor.

7.3Otoritas atau penasihat yang berwenang dapat menerima informasi yang diwajibkan oleh kewajiban hukum, proses hukum, atau pembelaan hak. Penyedia tidak menjual data pribadi. Penyedia hanya menggunakan pelacak iklan dengan persetujuan Anda dan sesuai ketentuan Pasal 14; dalam hal ini, Meta menerima data yang dijelaskan dalam Pasal 4.

7.4Jika suatu organisasi membuat ruangnya menggunakan kode mitra, mitra pemberi referensi bisnis terkait akan menerima nama organisasi tersebut dan nilai sebelum PPN dari tiga faktur pertamanya yang telah dibayar setelah faktur pertama dibayar, semata-mata untuk memeriksa komisinya. Mitra wajib menjaga kerahasiaan dan tidak menerima data apa pun tentang pengguna organisasi. Ketentuan program mitra menjelaskan program ini.

8.1Aplikasi dihosting di Prancis. Basis data dihosting di Uni Eropa dan cadangan terenkripsinya disimpan di bawah yurisdiksi penyimpanan Eropa.

8.2Pemrosesan tertentu dilakukan di luar Uni Eropa: penyedia model kecerdasan buatan terutama memproses data di Amerika Serikat, dan lokasi pemrosesan tidak dijamin untuk semua penyedia; penyedia layanan pengiriman email dapat memproses data sesuai dengan wilayah pengiriman yang dikonfigurasi. Beberapa penyedia layanan yang menyimpan data di Uni Eropa berkedudukan di Amerika Serikat: kemungkinan akses jarak jauh oleh mereka merupakan transfer yang diatur sebagaimana dijelaskan dalam pasal 8.3. Karena itu, penggunaan hosting Eropa tidak meniadakan transfer internasional.

8.3Transfer ke Amerika Serikat diatur oleh Data Privacy Framework jika termasuk dalam cakupan keputusan kecukupan dan sertifikasi yang berlaku bagi penerima, serta oleh klausul kontrak standar sesuai dengan komitmen kontrak yang relevan. Di luar cakupan keputusan kecukupan, transfer diatur oleh klausul tersebut dan, jika diperlukan, langkah-langkah tambahan.

8.4Kategori penerima, kategori data, dan lokasi tercantum dalam daftar subprosesor, yang dilampirkan pada DPA. Identitas setiap penyedia layanan disampaikan kepada pelanggan melalui ruang akun mereka. Anda dapat meminta informasi tersebut, beserta informasi mengenai perlindungan dan salinan perlindungan yang dapat diberikan, dengan mengirim email ke privacy@clozing.example (sebagai subjek data atau calon pelanggan yang sedang dalam tahap negosiasi kontrak). Elemen rahasia yang tidak diperlukan untuk memberikan informasi kepada Anda akan disamarkan.

8.5Jika Anda menyetujui iklan, data yang dikirimkan kepada Meta Platforms Ireland Limited dapat ditransfer kepada Meta Platforms, Inc. di Amerika Serikat. Transfer ini diatur oleh Data Privacy Framework, yang telah diikuti Meta Platforms, Inc., serta klausul kontraktual standar yang ditetapkan dalam ketentuan Meta. Untuk pemrosesan ini, Meta bukanlah pemroses bagi Penerbit; karena itu, Meta tidak tercantum dalam daftar subpemroses (lihat pasal 14).

9.1Jangka waktu dalam Pasal 4 dan 5 berlaku untuk tujuan yang berbeda. Data yang dihapus dari ruang latihan dapat tetap ada dalam faktur atau bukti kontrak yang disimpan karena diwajibkan oleh hukum, tanpa digunakan kembali untuk latihan. Sengketa atau kewajiban hukum dapat membenarkan pengarsipan terbatas setelah jangka waktu penyimpanan biasa berakhir.

9.2Penghapusan laporan panggilan dapat menyisakan statistik agregat tanpa pengenal langsung untuk seseorang atau sesi. Penghapusan data anggota mencakup transkrip dan laporan panggilan individualnya; beberapa metadata sesi dan penggunaan tetap diperlukan untuk mengelola Organisasi. Dalam tim kecil, pencocokan data dapat membuat hasil tertentu dapat dikenali: statistik tersebut tidak dinyatakan anonim dalam semua keadaan.

9.3Salinan terenkripsi basis data disimpan selama 30 hari di penyimpanan jarak jauh, dengan salinan lokal yang disimpan selama tujuh hari; penyedia hosting basis data juga menyimpan riwayat pemulihan untuk jangka waktu terbatas, sesuai paket layanannya. Karena itu, penghapusan dari basis data aktif tidak serta-merta menghapus data dari setiap cadangan. Salinan ini digunakan untuk pemulihan dan bukan sebagai ruang untuk penelusuran rutin.

9.4Salinan cadangan berkas (dokumen, arsip ekspor, sertifikat) disimpan paling lama tiga puluh hari setelah berkas sumber dihapus atau diganti, lalu dihapus. Jika cadangan dipulihkan, penyedia menerapkan kembali penghapusan yang telah diminta sebelum menyediakan data kembali, sesuai Pasal 17 DPA.

10.1Langkah-langkah keamanan mencakup komunikasi terenkripsi saat transmisi, enkripsi cadangan basis data, isolasi Organisasi, izin berbasis peran, kontrol sesi, autentikasi dua faktor, log audit, pembatasan laju, dan penghapusan berkala.

10.2Beberapa fitur tata kelola, khususnya SSO, kewajiban autentikasi dua faktor di tingkat Organisasi, dan pengaturan masa penyimpanan, tersedia mulai paket Business. Untuk SSO, Klien mengelola persyaratan keamanan penyedia identitasnya. Lampiran 2 DPA menjelaskan langkah-langkah keamanan dan cakupannya.

10.3Tidak ada sistem yang dapat menjamin risiko nol. Anda turut melindungi data dengan mengamankan akses dan menghindari pengiriman informasi yang tidak diperlukan. Untuk melaporkan kerentanan atau insiden: security@clozing.example.

11.1Sesuai ketentuan peraturan yang berlaku, Anda memiliki hak akses, perbaikan, penghapusan, dan pembatasan pemrosesan. Anda dapat mengajukan keberatan atas pemrosesan yang didasarkan pada kepentingan sah dengan alasan yang berkaitan dengan keadaan khusus Anda, serta mengajukan keberatan tanpa alasan atas pemasaran langsung.

11.2Hak portabilitas berlaku untuk data yang Anda berikan jika pemrosesan otomatis didasarkan pada persetujuan Anda atau kontrak yang dibuat dengan Anda. Hak ini tidak otomatis mencakup seluruh data perusahaan atau analisis pihak ketiga.

11.3Jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan, Anda dapat menariknya tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya. Untuk cookie, tautan “Kelola cookie saya” memungkinkan Anda menarik persetujuan semudah saat memberikannya. Anda juga dapat menetapkan arahan mengenai nasib data Anda setelah meninggal dunia sesuai ketentuan hukum Prancis.

11.4Hak-hak ini dapat dibatasi oleh hak orang lain, kebutuhan untuk membela suatu hak, atau kewajiban hukum untuk menyimpan data. Penolakan atau pembatasan akan disertai penjelasan; hal tersebut tidak semata-mata disebabkan oleh sifat profesional Layanan.

12.1Kirim email ke privacy@clozing.example atau surat ke NOZZL SAS, 32 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, France, dengan menjelaskan permintaan Anda, alamat email yang terkait dengan akun, dan, jika relevan, Organisasi Anda. Jangan mengirimkan dokumen identitas atau kata sandi tanpa diminta.

12.2Untuk data yang diproses atas nama perusahaan Anda, Anda dapat menghubungi narahubung perusahaan terlebih dahulu. Jika penyedia menerima permintaan secara langsung, penyedia akan meneruskannya kepada Klien terkait dan membantu sesuai DPA. Fitur ekspor dan penghapusan akun melengkapi saluran ini, tetapi tidak menggantikannya.

12.3Untuk permintaan yang menjadi tanggung jawabnya, penyedia akan menjawab dalam waktu satu bulan sejak permintaan diterima. Perpanjangan selama dua bulan mungkin diperlukan karena kerumitan atau banyaknya permintaan; Anda akan diberi tahu mengenai hal ini dan alasannya dalam bulan pertama.

12.4Verifikasi yang proporsional dapat diminta jika terdapat keraguan yang wajar mengenai identitas pemohon. Penggunaan hak tidak dipungut biaya, dengan pengecualian hukum untuk permintaan yang jelas tidak berdasar atau berlebihan.

Anda dapat mengajukan pengaduan kepada Komisi Nasional Informatika dan Kebebasan (CNIL), khususnya melalui layanan pengaduan daring di www.cnil.fr, atau melalui surat ke CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, atau kepada otoritas pengawas yang berwenang di negara tempat tinggal, tempat kerja, atau tempat dugaan pelanggaran terjadi.

Anda dapat menghubungi penyedia terlebih dahulu untuk mendapatkan penjelasan atau mencari solusi, tetapi langkah ini bukan syarat untuk mengajukan pengaduan kepada otoritas pengawas.

14.1Situs menggunakan cookie yang diperlukan untuk autentikasi, keamanan, bahasa, dan mengingat pilihan Anda; cookie ini tidak memerlukan persetujuan. Pengukuran audiens kampanye, atribusi ke mitra, dan periklanan hanya berfungsi dengan persetujuan Anda, yang diberikan untuk setiap tujuan melalui banner cookie, disimpan selama 6 bulan (atau hingga versi banner yang baru) dan dapat diubah kapan saja melalui tautan “Kelola cookie saya”. Menolak tidak berdampak pada akses ke situs atau Layanan. Kebijakan Cookie menjelaskan setiap cookie, tujuannya, dan masa berlakunya.

14.2Alat Meta (piksel dan API konversi) hanya digunakan ketika pengukuran iklan diaktifkan di situs. Hanya dalam hal ini, banner menawarkan tujuan “Iklan (Meta)”. Jika tujuan ini tidak muncul di banner maupun di “Kelola cookie saya”, tidak ada data yang dikirimkan kepada Meta.

14.3Untuk perangkat ini, Penerbit dan Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia) bertanggung jawab bersama atas pengumpulan data di situs dan pengirimannya kepada Meta, sesuai Addendum Pengendali Data yang terlampir pada Ketentuan Perangkat Meta Business (teks lengkap: www.facebook.com/legal/controller_addendum). Penerbit memberikan informasi dan meminta persetujuan Anda; Meta Platforms Ireland Limited bertanggung jawab atas permintaan hak terkait data yang dikuasainya. Anda dapat menggunakan hak Anda melalui Penerbit atau Meta; permintaan yang disampaikan kepada Penerbit akan diteruskan kepada Meta jika berkaitan dengan pemrosesan oleh Meta. Pemrosesan selanjutnya oleh Meta, khususnya untuk penayangan dan penargetan iklan, sepenuhnya menjadi tanggung jawab Meta dan dijelaskan dalam kebijakan privasinya (www.facebook.com/privacy/policy).

14.4Cookie yang mungkin digunakan oleh penyedia identitas pilihan Klien saat masuk melalui SSO juga tunduk pada informasi yang diberikan oleh penyedia tersebut.

Perubahan substansial akan diberitahukan kepada subjek data melalui cara yang sesuai dengan hubungan yang terjalin, terutama melalui Layanan atau pesan. Jika persetujuan diwajibkan oleh hukum untuk tujuan baru, persetujuan tersebut akan diminta secara terpisah sebelum tujuan itu diterapkan. Pembaruan kebijakan ini saja tidak cukup untuk mengizinkan pemrosesan baru yang tidak sesuai.

Informasi mengenai versi sebelumnya dapat diminta melalui privacy@clozing.example. DPA, pemroses, dan pemberitahuan transparansi AI menjelaskan pemrosesan yang dilakukan untuk Klien.