Inteligência artificial: funcionamento e garantias de uso

1.1A IA é usada para praticar uma conversa de vendas em uma situação fictícia, preparar cenários e analisar o conteúdo de uma sessão de prática. Os responsáveis podem acompanhar o progresso de suas equipes de acordo com as funcionalidades do plano contratado e as permissões configuradas.

1.2O Serviço não conversa com um prospect real em nome do Usuário. As identidades, vozes e situações dos clientes simulados são usadas para o exercício. Os comportamentos atribuídos a uma persona são parâmetros de simulação; não correspondem a uma emoção detectada no Usuário. As demonstrações do site se baseiam em personas e resultados fictícios.

1.3As notas e recomendações são recursos de aprendizagem. Não constituem diploma ou qualificação profissional reconhecida pelo Estado, previsão certa de sucesso nem avaliação completa da aptidão profissional de uma pessoa.

2.1Antes de cada chamada, uma mensagem informa ao Usuário que ele está conversando com um cliente simulado por IA. O fluxo inicial também solicita que o Usuário confirme que tomou conhecimento do uso da IA e da transcrição. Essa etapa pode ser repetida quando a versão das informações mudar.

2.2Os relatórios e as respostas do coach são identificados como gerados por IA. Essa indicação permite distinguir um resultado automatizado de um comentário escrito por uma pessoa.

2.3Uma caixa de seleção de aceite confirma que as informações foram apresentadas no Serviço. Por si só, ela não constitui a base legal de todos os tratamentos decididos pelo empregador nem substitui a obrigação de informar previamente os funcionários.

3.1O cenário, as instruções pedagógicas e o contexto autorizado são usados para configurar o cliente fictício. O fornecedor de voz processa as falas do Usuário e gera as respostas necessárias para a conversa. A qualidade depende, entre outros fatores, do microfone, da conexão, da linguagem utilizada e da adequação do cenário.

3.2A conversa é transcrita em texto. O aplicativo não mantém nenhuma gravação de áudio da chamada. Na função de correio de voz, um processamento temporário na memória permite a transcrição; em seguida, o áudio é apagado dessa memória.

3.3Fornecedores de modelos de inteligência artificial participam de acordo com os recursos utilizados. O fluxo de voz pode ser processado nos Estados Unidos, pois a localização não é garantida para todos os fornecedores. As categorias de prestadores, as localizações e as garantias constam na lista de suboperadores e no DPA; a lista com os nomes é comunicada aos clientes. A ausência de gravação no aplicativo não significa que esses prestadores não processem áudio.

4.1A análise pedagógica utiliza a transcrição textual, o contexto do exercício e a grade de avaliação aplicável. Ela identifica no texto elementos relacionados aos critérios do exercício e produz notas, observações, trechos ou recomendações.

4.2O Serviço não avalia as características acústicas da voz. Não infere emoções, estresse, personalidade ou estado de saúde de uma pessoa. Não realiza identificação biométrica pela voz. As grades de avaliação não devem conter critérios destinados a esse tipo de análise.

4.3Um erro de transcrição pode alterar o resultado. Um critério ou uma ponderação podem não ser adequados ao contexto. Portanto, o relatório da chamada deve ser analisado junto com o exercício e as configurações da grade de avaliação; um número isolado não é suficiente para explicar o desempenho.

5.1Os documentos e as instruções fornecidos podem ser usados para extrair elementos de contexto ou sugerir cenários. Uma sugestão gerada deve ser revisada antes de ser ativada, especialmente para corrigir fatos, remover dados desnecessários e adaptar as formulações à atividade em questão.

5.2O treinador de IA sugere reformulações, caminhos e exercícios com base no contexto disponível. As respostas são apenas sugestões; não constituem aconselhamento jurídico, médico, financeiro ou regulatório validado. Os usuários devem verificar as informações que exigem conhecimento especializado. Cada mensagem enviada ao treinador é descontada do total de minutos, à razão de vinte segundos por mensagem.

5.3Um conteúdo gerado pode se parecer com um conteúdo produzido para outro usuário. Não há garantia de que seja exclusivo, original ou livre de direitos de terceiros. O Cliente deve verificar os direitos e a exatidão antes de divulgar o conteúdo para além do uso pedagógico.

6.1Os sistemas generativos podem apresentar informações falsas, omitir elementos, atribuir uma fala à pessoa errada ou interpretar uma conversa de forma inadequada. Uma formulação segura não comprova a confiabilidade.

6.2Os resultados podem ser afetados pela qualidade do texto, pelo idioma, pelos sotaques durante a transcrição, pelo contexto cultural, pelo cenário ou pelos critérios escolhidos. Os resultados de pessoas ou períodos diferentes só são comparáveis quando as condições dos exercícios são suficientemente semelhantes.

6.3O Serviço não constitui um mecanismo de prova inviolável das falas pronunciadas. A transcrição e as análises devem ser consideradas junto com os demais elementos disponíveis. Elas não são apresentadas como prova suficiente de um comportamento real diante de um cliente.

6.4O Cliente analisa discrepâncias persistentes e resultados que pareçam discriminatórios ou incoerentes. Ele suspende o uso do resultado em questão em suas decisões e busca uma explicação com a pessoa e, se necessário, com a equipe de suporte.

7.1O Usuário pode comparar o relatório da chamada com a transcrição, apontar um erro e conversar com o responsável pelo treinamento. O Cliente designa uma pessoa de contato capaz de analisar contestações, explicar os critérios e decidir não considerar um resultado inadequado.

7.2Os gestores de vendas verificam os elementos a que têm acesso legítimo, respeitando o feedback privado e as permissões de acesso. Quando o acesso individual é limitado, o controle humano é realizado por meio de uma conversa com a pessoa e não justifica contornar as configurações de privacidade.

7.3O Serviço não deve ser utilizado para tomar decisões exclusivamente automatizadas sobre contratação, promoção, remuneração, sanção ou demissão. A intervenção humana deve ser efetiva: a pessoa competente deve ter acesso ao contexto e poder contestar o resultado da IA.

7.4O Serviço permite ativar uma classificação dos vendedores com base nas notas dos treinamentos. Essa configuração é de responsabilidade do Cliente, que deve avaliar sua proporcionalidade, informar os funcionários e, se aplicável, o CSE, e não utilizá-la como instrumento disciplinar. O Cliente não transforma um indicador pedagógico em uma classificação disciplinar automática. Um certificado relacionado a treinamentos não substitui a avaliação humana das competências em situações reais.

8.1Antes da implantação, o empregador informa as pessoas, conforme o artigo L1222-4 do Código do Trabalho (nenhuma informação que diga respeito pessoalmente a um funcionário pode ser coletada por um dispositivo sem que ele tenha sido previamente informado) e o artigo L1222-3 (informação sobre os métodos e as técnicas de avaliação, que devem ser pertinentes à finalidade pretendida), sobre a finalidade do dispositivo, as modalidades dos exercícios, a transcrição, a avaliação do texto, os destinatários dos resultados e seu possível uso no acompanhamento profissional.

8.2O empregador comunica a base legal adotada, os prazos, os locais de processamento e as transferências, as configurações de privacidade, os direitos e os contatos. Também informa se os exercícios são solicitados pelo empregador ou se podem ser iniciados por cada pessoa, bem como as consequências dessa escolha na organização.

8.3As informações distinguem os resultados da IA das avaliações humanas. Explicam como uma pessoa pode apontar um erro, solicitar a análise de seu caso e exercer seus direitos. Os documentos disponibilizados pelo Serviço apoiam esse processo, mas não substituem as informações adaptadas ao contexto da empresa.

9.1Antes da implantação do dispositivo e de mudanças significativas, o Cliente avalia suas obrigações de informar e consultar os representantes dos funcionários. Quando os requisitos legais forem atendidos, especialmente no caso de recursos que permitam monitorar as atividades ou afetem as condições de trabalho, o Cliente realiza os procedimentos junto ao CSE antes da implementação, conforme os artigos L2312-8 (introdução de novas tecnologias) e L2312-38 (recursos ou técnicas que permitam monitorar as atividades dos funcionários) do Código do Trabalho.

9.2A existência de um aviso ou de um documento fornecido pelo Provedor não equivale a um parecer do CSE nem à aprovação do dispositivo pelos representantes dos funcionários. O Cliente descreve os usos que realmente prevê, os acessos e as garantias oferecidas aos funcionários.

9.3O Cliente avalia a necessidade e a proporcionalidade do tratamento, bem como a necessidade de realizar uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados. No âmbito do DPA, o Provedor presta assistência com as informações de que dispõe sobre as funções, os dados, os provedores de serviços e as medidas de segurança.

10.1O Regulamento (UE) 2024/1689 sobre inteligência artificial, conhecido como AI Act, prevê, entre outras, obrigações de transparência (artigo 50), de capacitação dos funcionários para o uso de IA (artigo 4) e regras relativas a determinados usos no ambiente de trabalho. O Serviço informa sobre a interação com uma IA antes de cada chamada e identifica os relatórios da chamada e o coach como gerados por IA.

10.2O Serviço foi desenvolvido para fornecer feedback pedagógico com base no texto. Ele não realiza reconhecimento de emoções no local de trabalho, prática proibida pelo artigo 5, parágrafo 1, alínea f, do Regulamento. O Cliente não deve tentar adicionar critérios desse tipo nem desviar os resultados para esse fim.

10.3A classificação regulatória de um sistema depende de sua finalidade e de seus usos efetivos. O uso para avaliação ou monitoramento profissional, recrutamento ou decisões relacionadas ao emprego pode estar sujeito a requisitos específicos, especialmente os aplicáveis aos sistemas de alto risco (anexo III, item 4, do Regulamento). A finalidade de treinamento, por si só, não permite afastar essas regras para qualquer uso imaginável.

10.4O Cliente não altera a finalidade do Serviço para transformá-lo em uma ferramenta automatizada de decisões de RH. Ele oferece aos usuários e responsáveis um nível adequado de compreensão sobre IA: funcionamento, limitações, leitura crítica das notas, privacidade e meios de contestação. Este aviso não constitui uma certificação geral de conformidade com o AI Act nem uma autorização para qualquer uso na empresa.

11.1Por padrão, as transcrições são armazenadas por 180 dias e os relatórios da chamada, por 365 dias. A partir do plano Business, o Cliente pode definir esses prazos entre 30 dias e três anos. As conversas com o coach seguem o prazo de retenção das transcrições. Os prazos detalhados, as exportações e os procedimentos de exclusão estão descritos na Política de Privacidade e no DPA.

11.2Os Usuários devem evitar mencionar dados de contato ou informações confidenciais sobre possíveis clientes reais e usar exemplos fictícios. Os documentos enviados devem se limitar ao que for necessário, com as autorizações pertinentes.

11.3O Cliente define quem pode acessar os resultados e revisa regularmente se esse acesso continua sendo necessário. Uma nota ou um comentário pedagógico pode constituir dado pessoal; o fato de ter sido gerado por IA não o exclui dos direitos da pessoa.

12.1Para informar um erro de transcrição, de relatório da chamada ou de funcionamento: support@clozing.example. Para dúvidas sobre dados pessoais: privacy@clozing.example. Para um incidente de segurança: security@clozing.example. Informe o exercício e o problema sem enviar dados desnecessários.

12.2O aviso é atualizado quando há mudanças significativas nas funções ou nos usos descritos. Os Termos de Serviço, os Termos Gerais de Venda, a Política de Privacidade, o DPA e os subprocessadores complementam estas informações.