आंसरिंग मशीन पर संदेश: 30 सेकंड में स्पष्ट वजह बताएँ।

संपर्क व्यक्ति उपलब्ध नहीं है। आपको सेवा का दायरा फिर से तय करने के लिए बात करनी थी।

ग्राहक कहता है: “मैं अभी उपलब्ध नहीं हूँ। बीप के बाद अपना संदेश छोड़ें।” इसका एक संभावित जवाब यह है।

“नमस्कार, मैं कैमी बोल रही हूँ। उस सेवा के दायरे के बारे में, जिस पर हमें फिर से बात करनी थी। समय तय करने के लिए आप मेरे ईमेल का जवाब दे सकते हैं। आपका दिन शुभ हो।”

तयशुदा बातचीत के बाद आप दोबारा कॉल करते हैं, लेकिन वॉइसमेल मिलता है। आपका संदेश दो गतिविधियों के बीच सुना जाएगा। गोपनीय जानकारी बताए बिना विषय पहचानने योग्य होना चाहिए।

अपनी पहचान बताएँ, पहचानने योग्य संदर्भ दें और जवाब देने का आसान तरीका बताएँ। प्रोडक्ट में AI आंसरिंग मशीन का संदेश सुनाता है और बीप के बाद आपको बोलने देता है; ऐसी बातचीत का अभिनय नहीं करता जो हुई ही नहीं।

इन्हें अपने शब्दों में ढालें। इनका मकसद एक इरादे का अभ्यास करना है, किसी स्क्रिप्ट को रटना नहीं।

• “नमस्कार, मैं [नाम] [कंपनी] से बोल रहा/रही हूँ। उस मामले के बारे में, जिस पर हमें [विषय] को लेकर फिर से बात करनी थी।”
• “मेरा सुझाव है कि हम मिलकर [विशिष्ट सवाल] की जाँच करें।”
• “आप मुझे [नंबर] पर वापस कॉल कर सकते हैं या मेरे ईमेल का जवाब दे सकते हैं। आपका दिन शुभ हो।”

कॉल रिपोर्ट में अपने वाक्यों को फिर से पढ़ें और इनमें से गलतियाँ ढूँढ़ें।

• पूरी दलील सुना देना।
• अपना नंबर बहुत तेज़ी से बताना।
• साझा वॉइसमेल पर निजी जानकारी या किसी संवेदनशील मामले का ज़िक्र करना।

अपना संदेश लिखें, फिर उसे पढ़े बिना बोलें। हर वह जानकारी हटा दें जो यह समझने में मदद नहीं करती कि आपको वापस कॉल क्यों करना चाहिए। ऑडियो का इस्तेमाल ट्रांसक्रिप्ट बनाने के लिए किया जाता है, फिर उसे मिटा दिया जाता है: समीक्षा में टेक्स्ट पर ध्यान दिया जाता है।

एक बार में सिर्फ़ एक चीज़ बदलें। सिमुलेशन से आपकी असली कॉल के किसी नतीजे की गारंटी नहीं मिलती। यह अभ्यास करने की जगह देता है। कॉल सिमुलेशन और कीमतें देखें।