인공지능: 작동 방식 및 사용 보호 조치

1.1AI는 가상의 상황에서 영업 대화를 연습하고, 시나리오를 준비하며, 연습 세션의 내용을 분석하는 데 사용됩니다. 관리자는 요금제의 기능과 설정된 권한에 따라 팀의 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

1.2서비스는 사용자를 대신하여 실제 잠재 고객과 대화하지 않습니다. 시뮬레이션 고객의 신원, 음성 및 상황은 연습을 위한 것입니다. 페르소나에 부여된 행동은 시뮬레이션 설정이며, 사용자에게서 감지된 감정을 나타내지 않습니다. 사이트의 시연에는 가상의 페르소나와 결과가 사용됩니다.

1.3점수와 조언은 학습을 돕기 위한 것입니다. 국가가 인정하는 학위나 전문 자격, 성공에 대한 확실한 예측, 또는 개인의 직무 수행 능력에 대한 종합적인 평가를 제공하지 않습니다.

2.1각 통화 전에 사용자가 AI가 시뮬레이션하는 고객과 대화한다는 사실을 알리는 안내가 표시됩니다. 최초 이용 절차에서도 AI의 관여 및 녹취록 작성에 대한 안내를 확인해야 합니다. 안내 내용의 버전이 바뀌면 이 절차를 다시 진행할 수 있습니다.

2.2통화 보고서와 코치의 답변에는 AI가 생성한 콘텐츠임이 표시됩니다. 이를 통해 자동 생성된 결과와 사람이 작성한 의견을 구분할 수 있습니다.

2.3동의 확인란은 서비스에서 안내가 제공되었음을 확인합니다. 이 확인만으로 고용주가 결정한 모든 처리의 법적 근거가 성립하는 것은 아니며, 고용주가 직원에게 사전에 안내해야 할 의무를 대신하지도 않습니다.

3.1시나리오, 교육 지침 및 허용된 맥락은 가상 고객을 설정하는 데 사용됩니다. 음성 제공업체는 사용자의 발화를 처리하고 대화에 필요한 응답을 생성합니다. 품질은 특히 마이크, 연결 상태, 사용 언어 및 시나리오의 적절성에 따라 달라집니다.

3.2대화는 텍스트로 전사됩니다. 애플리케이션은 통화 오디오 녹음을 보관하지 않습니다. 음성사서함 기능에서는 메모리에서 임시로 처리해 전사한 다음, 오디오를 해당 메모리에서 삭제합니다.

3.3사용하는 기능에 따라 인공지능 모델 공급업체가 처리에 참여합니다. 모든 공급업체의 처리 위치가 보장되는 것은 아니므로 음성 스트림이 미국에서 처리될 수 있습니다. 공급업체 범주, 처리 위치 및 보호 조치는 하위 처리자 목록과 DPA에 기재되어 있으며, 업체별 목록은 고객에게 제공됩니다. 애플리케이션에 녹음이 저장되지 않는다고 해서 이러한 공급업체가 오디오를 처리하지 않는다는 의미는 아닙니다.

4.1교육 분석에는 텍스트 전사본, 연습 맥락 및 해당 평가표가 사용됩니다. 텍스트에서 연습 기준과 관련된 요소를 찾아 점수, 관찰 내용, 발췌문 또는 조언을 제공합니다.

4.2서비스는 목소리의 음향적 특성을 평가하지 않습니다. 개인의 감정, 스트레스, 성격 또는 건강 상태를 추론하지 않습니다. 목소리를 통한 생체 인식도 수행하지 않습니다. 평가표에는 이러한 분석을 목적으로 하는 기준을 포함해서는 안 됩니다.

4.3대화록 작성 오류는 결과에 영향을 줄 수 있습니다. 기준이나 가중치가 맥락에 적합하지 않을 수도 있습니다. 따라서 통화 보고서는 연습 내용 및 채점표 설정과 함께 검토해야 합니다. 점수 하나만으로는 성과를 설명하기에 충분하지 않습니다.

5.1제공된 문서와 지침은 맥락 정보를 추출하거나 시나리오를 제안하는 데 사용될 수 있습니다. 생성된 제안은 활성화 전에 검토해야 합니다. 특히 사실을 바로잡고, 불필요한 데이터를 삭제하며, 해당 업무 분야에 맞게 표현을 조정해야 합니다.

5.2코치는 확인 가능한 맥락을 바탕으로 표현을 다듬는 방법, 개선 방향 및 연습 과제를 제안합니다. 응답은 제안일 뿐이며, 검증된 법률·의료·재무 또는 규제 관련 조언이 아닙니다. 전문 지식이 필요한 정보는 사용자가 검증해야 합니다. 코치에게 보내는 각 메시지는 사용 가능 시간에서 차감되며, 메시지당 20초로 계산됩니다.

5.3생성된 콘텐츠는 다른 사용자를 위해 만들어진 콘텐츠와 비슷할 수 있습니다. 독점성이나 독창성, 제3자의 권리를 침해하지 않는다는 점은 보장되지 않습니다. 고객은 교육 목적의 사용 범위를 넘어 콘텐츠를 배포하기 전에 관련 권리와 정확성을 확인해야 합니다.

6.1생성형 시스템은 잘못된 주장을 하거나, 일부 내용을 누락하거나, 발언을 잘못 귀속하거나, 대화를 부적절하게 해석할 수 있습니다. 단정적인 표현이 신뢰성을 입증하는 것은 아닙니다.

6.2결과는 텍스트 품질, 언어, 대화록 작성 시 악센트, 문화적 맥락, 시나리오 또는 선택한 기준에 영향을 받을 수 있습니다. 서로 다른 사람이나 기간의 결과는 연습 조건이 충분히 유사한 경우에만 비교할 수 있습니다.

6.3서비스는 발언을 위변조할 수 없도록 증명하는 수단이 아닙니다. 대화록과 분석 결과는 이용 가능한 다른 자료와 함께 검토해야 합니다. 실제 고객을 응대할 때의 행동을 입증하기에 충분한 증거로 제시되지 않습니다.

6.4고객은 지속적인 편차와 차별적이거나 일관성이 없어 보이는 결과를 검토해야 합니다. 해당 결과를 관련 의사결정에 사용하는 것을 중단하고, 당사자와 함께 원인을 살펴보며 필요한 경우 지원을 요청해야 합니다.

7.1사용자는 통화 보고서를 대화록과 대조하고, 오류를 알리며, 연습 담당자와 논의할 수 있습니다. 고객은 이의 제기를 검토하고 기준을 설명하며 부적절한 결과를 채택하지 않기로 결정할 수 있는 담당자를 지정해야 합니다.

7.2영업 관리자는 비공개 피드백과 접근 권한을 존중하면서 정당하게 접근할 수 있는 자료를 확인합니다. 개인별 접근이 제한된 경우에는 당사자와의 대화를 통해 사람의 검토를 진행해야 하며, 이를 이유로 개인정보 보호 설정을 우회해서는 안 됩니다.

7.3이 서비스는 채용, 승진, 보수, 징계 또는 해고에 관한 결정을 전적으로 자동화하는 데 사용해서는 안 됩니다. 사람의 개입은 실질적이어야 합니다. 권한 있는 담당자는 맥락을 파악하고 AI의 결과에 이의를 제기할 수 있어야 합니다.

7.4서비스에서는 영업 담당자의 연습 점수를 바탕으로 순위를 매기는 기능을 활성화할 수 있습니다. 이 설정은 고객의 책임이며, 고객은 비례성을 평가하고 직원 및 해당하는 경우 CSE에 알리며, 이를 징계 수단으로 사용하지 않아야 합니다. 고객은 교육 지표를 자동 징계 순위로 바꾸어서는 안 됩니다. 연습과 관련된 수료증은 실제 상황에서의 역량에 대한 사람의 평가를 대신하지 않습니다.

8.1고용주는 시스템을 도입하기 전에 노동법 제L1222-4조(직원에 대한 정보는 사전에 해당 직원에게 알리지 않은 장치를 통해 수집할 수 없음) 및 제L1222-3조(평가 방법과 기법을 알리고, 해당 방법과 기법은 추구하는 목적에 비추어 적절해야 함)에 따라 직원에게 시스템의 목적, 연습 방식, 대화록 작성, 텍스트 기반 평가, 결과 수신자 및 결과가 업무상 관리에 사용될 수 있는지 여부를 안내해야 합니다.

8.2고용주는 선택한 법적 근거, 보관 기간, 처리 및 데이터 이전 장소, 개인정보 보호 설정, 권리 및 연락처를 안내해야 합니다. 또한 연습이 고용주의 요청에 따른 것인지, 각 직원이 자발적으로 이용할 수 있는 것인지, 그리고 해당 선택이 조직 내에서 어떤 결과를 초래하는지도 밝혀야 합니다.

8.3안내에서는 AI가 생성한 결과와 사람이 내린 평가를 구분해야 합니다. 오류를 알리고, 자신의 사례에 대한 검토를 요청하며, 권리를 행사하는 방법을 설명해야 합니다. 서비스에서 제공하는 자료는 이러한 절차를 지원하지만, 회사 상황에 맞는 안내를 대신하지는 않습니다.

9.1고객은 시스템을 도입하기 전과 주요 변경을 적용하기 전에 직원 대표에게 알려야 하는 의무와 협의 의무를 검토해야 합니다. 직원 활동을 감독하거나 근무 조건에 영향을 주는 수단 등 법적 요건이 충족되는 경우, 노동법 제L2312-8조(신기술 도입) 및 제L2312-38조(직원 활동을 감독할 수 있는 수단 또는 기법)에 따라 도입 전에 CSE와 필요한 절차를 진행해야 합니다.

9.2제공업체가 안내문이나 자료를 제공했다는 사실이 CSE의 의견을 의미하거나 직원 대표가 시스템을 승인했다는 뜻은 아닙니다. 고객은 실제로 계획한 사용 방식, 접근 권한 및 직원에게 제공하는 보호 조치를 설명해야 합니다.

9.3고객은 처리의 필요성과 비례성, 그리고 데이터 보호 영향평가가 필요한지 검토해야 합니다. 제공업체는 DPA에 따라 기능, 데이터, 서비스 제공업체 및 보안 조치에 관한 보유 정보를 제공하여 고객을 지원합니다.

10.1인공지능에 관한 규정 (EU) 2024/1689(AI Act)은 특히 투명성 의무(제50조), 직원의 AI 이해 및 관리 역량(제4조), 그리고 업무 환경에서의 특정 사용에 관한 규칙을 규정합니다. 서비스는 각 통화 전에 AI와 상호작용한다는 사실을 알리고, 통화 보고서와 코치가 AI로 생성되었음을 표시합니다.

10.2서비스는 텍스트에 기반한 교육 피드백을 제공하도록 설계되었습니다. 규정 제5조 제1항 f호에서 금지하는 직장 내 감정 인식을 수행하지 않습니다. 고객은 이러한 기준을 추가하거나 결과를 해당 목적으로 전용해서는 안 됩니다.

10.3시스템의 규제상 분류는 시스템의 의도된 목적과 실제 사용 방식에 따라 달라집니다. 업무 평가 또는 감시, 채용 또는 고용 관련 의사결정에 사용하는 경우에는 규정 부속서 III 제4항의 고위험 시스템에 적용되는 요건을 비롯한 특별 요건이 적용될 수 있습니다. 교육 목적이라는 이유만으로 상상 가능한 모든 사용에 이러한 규칙이 적용되지 않는다고 볼 수는 없습니다.

10.4고객은 서비스의 의도된 목적을 변경해 자동화된 인사 의사결정 도구로 사용해서는 안 됩니다. 고객은 사용자와 담당자가 AI의 작동 방식과 한계, 점수의 비판적 해석, 개인정보 보호 및 이의 제기 절차를 적절히 이해하도록 해야 합니다. 이 안내문은 AI Act를 전반적으로 준수한다는 인증이나 기업 내 모든 사용에 대한 허가를 의미하지 않습니다.

11.1대화록은 기본적으로 180일, 통화 보고서는 365일 동안 보관됩니다. Business 플랜부터 고객은 보관 기간을 30일에서 3년 사이로 설정할 수 있습니다. 코치와의 대화는 대화록과 동일한 기간 동안 보관됩니다. 자세한 보관 기간, 데이터 내보내기 및 삭제 절차는 개인정보 처리방침과 DPA에 명시되어 있습니다.

11.2사용자는 실제 잠재 고객의 연락처 정보나 기밀 정보를 말하지 말고, 가상의 사례를 사용해야 합니다. 전송하는 문서는 필요한 범위로 제한하고 필요한 권한을 확보해야 합니다.

11.3고객은 결과에 대한 접근 권한을 설정하고 그 필요성을 정기적으로 재검토해야 합니다. 점수나 교육 의견은 개인정보에 해당할 수 있으며, AI가 생성했다는 이유로 정보 주체의 권리 적용 대상에서 제외되지 않습니다.

12.1대화록, 통화 보고서 또는 기능 오류를 신고하려면 support@clozing.example로 문의하세요. 개인정보 관련 문의는 privacy@clozing.example로, 보안 사고는 security@clozing.example로 보내세요. 불필요한 데이터를 보내지 말고 연습 내용과 문제를 알려주세요.

12.2안내문은 설명된 기능이나 사용 방식에 중대한 변경이 있을 때 업데이트됩니다. 서비스 이용 약관, 판매 일반 약관, 개인정보 처리방침, DPA 및 하위 처리자 정보도 함께 참고하시기 바랍니다.